Xử lý các lỗi nộp tờ khai trên Dịch vụ công là vấn đề khiến nhiều kế toán, cá nhân và doanh nghiệp “đau đầu” khi thực hiện thủ tục hành chính online. Lỗi hệ thống, sai định dạng hồ sơ hay không ký được chữ ký số có thể làm hồ sơ bị trả về, chậm tiến độ, thậm chí phát sinh rủi ro pháp lý. Bài viết này, Kế toán Apec sẽ giúp bạn nhận diện đúng nguyên nhân và hướng dẫn cách xử lý nhanh, hiệu quả, đúng quy định.
Các lỗi thường gặp khi nộp tờ khai trên Cổng Dịch vụ công Thuế
Trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính thuế online, người nộp thuế thường gặp nhiều lỗi kỹ thuật liên quan đến đăng nhập, chữ ký số hoặc quá trình ký nộp hồ sơ. Việc nắm rõ cách xử lý xử lý các lỗi nộp tờ khai trên dịch vụ công sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh bị trả hồ sơ hoặc chậm hạn nộp tờ khai.
Thông báo lỗi “Sai mật khẩu hoặc mã số thuế”
Lỗi này thường phát sinh ngay khi đăng nhập Cổng Dịch vụ công và chọn đối tượng Doanh nghiệp, do thông tin tài khoản chưa được đồng bộ giữa các hệ thống.
Nguyên nhân thường gặp:
- Mật khẩu tài khoản Thuế điện tử đã thay đổi nhưng chưa cập nhật
- Thông tin đăng nhập trên eTax và Dịch vụ công không trùng khớp
Cách xử lý:
- Truy cập Cổng Dịch vụ công Thuế tại https://dichvucong.gdt.gov.vn
- Khi đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử hoặc tài khoản thuế điện tử và gặp lỗi
- Quay lại hệ thống Thuế điện tử (eTax) để đặt lại mật khẩu mới
- Sau khi đổi mật khẩu thành công, quay lại Cổng Dịch vụ công và đăng nhập lại bằng mật khẩu mới để tiếp tục nộp hồ sơ.
Thông báo chưa cài đặt hoặc chưa bật Plugin chữ ký số
Lỗi này xuất hiện khi thực hiện đến bước ký số nộp tờ khai nhưng máy tính chưa được cài đặt hoặc kích hoạt Plugin ký số theo yêu cầu của hệ thống.
Dấu hiệu nhận biết: Hệ thống hiển thị thông báo yêu cầu cài Plugin
Cách xử lý:
- Truy cập https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/login
- Chọn mục Trợ giúp trên giao diện hệ thống
- Tải Plugin ký số theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế
- Giải nén và cài đặt Plugin đầy đủ trên máy tính
- Khởi động lại máy, sau đó quay lại thực hiện nộp hồ sơ từ đầu
Thông báo “Lỗi xảy ra trong quá trình ký số”
Khi bấm nộp tờ khai mà hệ thống báo “Lỗi xảy ra trong quá trình ký số”, nguyên nhân chủ yếu là do xung đột phần mềm ký số hoặc phiên bản công cụ ký số không còn tương thích.
Nguyên nhân phổ biến:
- CTSigningHub hoặc eSigner đang dùng phiên bản cũ
- Máy tính tồn tại nhiều phần mềm ký số gây xung đột
Hoặc thông báo giống hình dưới
Giải pháp xử lý:
- Thực hiện ký số offline bằng ứng dụng CTSigningHub
- Đảm bảo đã cài đặt eSigner phiên bản 1.1.0
- Cài đặt CTSigningHub bản mới nhất trước khi ký
- Sau khi ký offline thành công, sử dụng file đã ký để nộp tờ khai trên dichvucong.gdt.gov.vn
Hướng dẫn xử lý lỗi ký số bằng CTSigningHub (chi tiết từng bước)
Khi gặp lỗi “xảy ra lỗi trong quá trình ký số”, người nộp thuế cần thực hiện ký số offline bằng CTSigningHub theo đúng trình tự dưới đây để tránh phát sinh lỗi lặp lại.
Lưu ý quan trọng trước khi thực hiện:
- Nếu máy tính đã cài CTSigningHub bản cũ, bắt buộc phải gỡ bỏ trước
- Thực hiện gỡ bằng cách vào Control Panel → Programs → chọn CTSigningHub → Uninstall
- Sau khi gỡ xong mới tiến hành cài bản mới nhất
Bước 1: Cài đặt CTSigningHub (TCT SigningHub bản mới nhất)
Để ký số offline thành công, cần đảm bảo cài đúng phiên bản CTSigningHub do Tổng cục Thuế cung cấp.
Các bước thực hiện:
Truy cập https://dichvucong.gdt.gov.vn
Chọn Trợ giúp (góc phải màn hình)
Tải TCT SigningHub (file zip phiên bản mới nhất)
Giải nén file tải về
Kích đúp vào file CTSigningHub.exe
Lần lượt chọn Next → Install → Finish
Khởi động lại máy tính sau khi cài đặt xong
Kiểm tra biểu tượng TCT SigningHub hiển thị trên Desktop hoặc khay hệ thống (góc phải dưới màn hình)
Bước 2: Ký số OFFLINE trên phần mềm CTSigningHub
Sau khi cài đặt thành công, thực hiện ký số offline cho file XML đã kết xuất từ HTKK.
Các bước ký số:
Nhấn chuột phải vào biểu tượng TCT SigningHub → chọn Ký số điện tử
Trên giao diện phần mềm:
- Chọn Hệ thống → Mở tệp
- Tìm và chọn file XML đã kết xuất từ HTKK → Open
Nhấn Ký số
- Lưu ý chọn đúng chứng thư số mang tên đơn vị
- Trạng thái chứng thư phải hiển thị “Có hiệu lực”
Chọn đường dẫn lưu file:
- Nhấn Chọn/Lưu file
- File sau ký sẽ có đuôi .XML.sign
Nhấn Lưu – Chấp nhận. Khi hệ thống hiển thị thông báo “Ký số tài liệu thành công”, đóng phần mềm CTSigningHub
Bước 3: Nộp tờ khai đã ký offline lên Cổng DVC Thuế
Sau khi ký số offline thành công, tiến hành nộp tờ khai trên Cổng Dịch vụ công Thuế.
Trình tự nộp hồ sơ:
- Đăng nhập lại https://dichvucong.gdt.gov.vn
- Vào mục Thủ tục hành chính → tìm mẫu tờ khai (mã TTHC):
- Tờ khai 01/GTGT chính thức: Mã đuôi ..7014
- Tờ khai 01/GTGT bổ sung: Mã đuôi … 8327
- Các tờ khai khác: tìm theo tên hoặc mã thủ tục hành chính
- Chọn Nộp hồ sơ
- Chọn đúng mẫu tờ khai cần nộp (lưu ý: hệ thống có thể mặc định sai mẫu)
- Chọn Nộp XML →Chọn tệp ( Tải lên file XML.sign đã ký offline) → Open →Nhấn Nộp tờ khai
LƯU Ý RẤT QUAN TRỌNG:
- Sau khi chọn file XML.sign, chọn NỘP LUÔN
- KHÔNG chọn “Ký hồ sơ” nữa
- Khi hệ thống hiển thị thông báo tiếp nhận hồ sơ thành công là hoàn tất
Thông tin doanh nghiệp không khớp trên hệ thống
Lỗi này xảy ra khi dữ liệu doanh nghiệp không đồng bộ giữa các hệ thống của cơ quan thuế.
Nguyên nhân & cách xử lý:
- Thông tin định danh không khớp (tên, địa chỉ, MST, email):
- Thực hiện Giấy đề nghị điều chỉnh thông tin trên hệ thống eTax
- Không nhận OTP hoặc email xác thực:
- Kiểm tra thư rác
- Thêm email của cơ quan thuế vào danh sách tin cậy
- Không đăng nhập được thuế điện tử:
- Kiểm tra extension ký số
- Khởi động lại trình duyệt và máy tính
Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký mã số thuế cho người lao động mới nhất 2026
Lỗi file XML không hợp lệ hoặc dung lượng lớn hơn 5MB
Đây là nhóm lỗi kỹ thuật phổ biến khi kết xuất và nộp tờ khai thuế.
Cách xử lý theo từng trường hợp:
- File XML không hợp lệ, sai mẫu biểu:
- Cập nhật HTKK phiên bản mới nhất
- Nâng cấp iTaxViewer mới nhất
- Kết xuất lại file XML để nộp
- File XML ≥ 5MB không nộp được:
- Thực hiện ký offline
- Sau đó nộp file đã ký lên Cổng DVC Thuế
- Báo lỗi “Có lỗi xử lý khi nộp XML”:
- Kiểm tra định dạng ngày tháng
- Kiểm tra mã cơ quan thuế
- Thử kê khai offline và online luân phiên
Lỗi “Hồ sơ chưa đăng ký nộp qua mạng”
Lỗi này xuất hiện khi doanh nghiệp chưa đăng ký dịch vụ nộp thuế điện tử.
Cách xử lý:
- Thực hiện đăng ký nộp thuế điện tử đúng tài khoản DN/NNT trên hệ thống
- Sau khi đăng ký thành công, quay lại thực hiện nộp tờ khai như bình thường
Một số lưu ý quan trọng khi nộp tờ khai trên DVC Thuế
Để hạn chế lỗi phát sinh, người nộp thuế cần lưu ý:
- Không nộp tờ khai trong menu “Dịch vụ khác”
- Phải vào Menu thủ tục hành chính → Tờ khai → Nộp trực tuyến
- Nếu nộp XML không được, thử chuyển sang kê khai trực tuyến hoặc ngược lại
- Khi đã chọn Nộp XML, không cần View form XML, chỉ cần tiếp tục → Ký số → Nộp
Kiểm tra và chuẩn bị trước khi nộp tờ khai
Trước khi nộp hồ sơ, cần đảm bảo đầy đủ điều kiện kỹ thuật để tránh lỗi.
Danh sách cần kiểm tra:
- Cài đặt đầy đủ và đúng phiên bản: HTKK mới nhất, iTaxViewer, eSigner, TCTSigningHub
- Sao lưu dữ liệu trước khi cập nhật HTKK
- Đảm bảo máy tính đã cài đầy đủ bộ chữ ký số và chứng thư còn hiệu lực
Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế trọn gói
Thời hạn nộp tờ khai thuế và tiền thuế theo quy định hiện hành
Theo Luật Quản lý thuế 2019 (hiệu lực đến ngày 30/6/2026), thời hạn nộp tờ khai thuế và tiền thuế được quy định cụ thể tại Điều 44 và Điều 55, áp dụng cho các sắc thuế phổ biến như GTGT, TNCN và TNDN. Việc tuân thủ đúng thời hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn hạn chế rủi ro khi thực hiện nghĩa vụ thuế điện tử.
Thời hạn nộp tờ khai thuế
Thời hạn nộp tờ khai thuế được xác định dựa trên kỳ kê khai mà người nộp thuế đăng ký với cơ quan thuế. Đối với kê khai theo tháng, hạn nộp chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo. Ví dụ, tờ khai thuế tháng 12/2025 phải được nộp trước ngày 20/01/2026.
Trường hợp kê khai theo quý, thời hạn nộp tờ khai là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo. Chẳng hạn, tờ khai quý IV/2025 sẽ nộp chậm nhất vào ngày 31/01/2026, hoặc được lùi sang ngày làm việc kế tiếp nếu trùng ngày nghỉ.
Với kê khai theo năm và quyết toán thuế, thời hạn khai năm là ngày cuối cùng của tháng 1 năm sau. Riêng quyết toán thuế năm của doanh nghiệp được thực hiện chậm nhất vào ngày 31/03, trong khi cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN có thời hạn muộn hơn, đến ngày 30/04 năm sau.
Đối với các khoản thuế phát sinh theo từng lần, tờ khai phải được nộp trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế. Trường hợp người nộp thuế chấm dứt hoạt động, giải thể hoặc ngừng kinh doanh, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế là 45 ngày kể từ ngày chấm dứt hoạt động.
Thời hạn nộp tiền thuế
Thông thường, thời hạn nộp tiền thuế trùng với thời hạn nộp tờ khai, trừ một số trường hợp đặc thù được pháp luật quy định riêng. Đối với thuế GTGT và TNCN kê khai theo tháng hoặc theo quý, tiền thuế phải được nộp chậm nhất vào ngày 20 của tháng sau hoặc ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo.
Riêng thuế TNDN tạm nộp theo quý, doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ nộp tiền thuế chậm nhất vào ngày 30 của tháng đầu quý sau. Đối với thuế quyết toán năm, thời hạn nộp tiền thuế của doanh nghiệp là ngày 31/03 năm sau, còn cá nhân quyết toán thuế TNCN là ngày 30/04 năm sau.
Lưu ý khi xác định hạn nộp thuế
Trong trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn nộp thuế trùng với ngày nghỉ lễ hoặc cuối tuần, thời hạn sẽ được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo, theo quy định tại Nghị định 91/2022/NĐ-CP. Nếu nộp chậm tờ khai thuế, người nộp thuế có thể bị xử phạt từ cảnh cáo đến 25 triệu đồng, tùy theo mức độ và thời gian vi phạm, căn cứ Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Để hạn chế rủi ro phát sinh, cơ quan thuế khuyến nghị doanh nghiệp và cá nhân thực hiện nộp tờ khai và tiền thuế bằng hình thức điện tử, giúp chủ động thời gian và tránh quá tải hệ thống vào các ngày cận hạn.
Quy định về gia hạn nộp hồ sơ khai thuế
Theo Điều 46 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế được xem xét gia hạn nộp hồ sơ khai thuế trong các trường hợp bất khả kháng như: thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn hoặc tai nạn bất ngờ.
Thời hạn gia hạn:
- Hồ sơ khai thuế tháng, quý, năm hoặc từng lần phát sinh: tối đa 30 ngày kể từ ngày hết hạn
- Hồ sơ quyết toán thuế: tối đa 60 ngày kể từ ngày hết hạn
Trình tự thực hiện:
- Gửi văn bản đề nghị gia hạn đến cơ quan thuế trước ngày hết hạn nộp
- Nêu rõ lý do và kèm xác nhận của UBND xã/phường nơi xảy ra sự kiện
- Cơ quan thuế phản hồi bằng văn bản trong 3 ngày làm việc, chấp thuận hoặc từ chối gia hạn
Quy định về khai bổ sung hồ sơ khai thuế
Theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019: Người nộp thuế được quyền thực hiện kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp của kỳ tính thuế có sai sót, với điều kiện việc kê khai bổ sung được thực hiện trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định thanh tra hoặc kiểm tra tại đơn vị.
Trường hợp khai bổ sung không làm thay đổi số thuế phải nộp, người nộp thuế chỉ cần gửi Bản giải trình khai bổ sung (mẫu 01-1/KHBS) kèm theo các tài liệu liên quan, không bắt buộc nộp lại tờ khai bổ sung.
Nếu việc khai bổ sung làm tăng nghĩa vụ thuế, người nộp thuế phải nộp đầy đủ phần thuế tăng thêm, tiền chậm nộp (nếu có), đồng thời nộp tờ khai bổ sung và bản giải trình theo quy định. Riêng trường hợp điều chỉnh làm giảm số thuế được hoàn, chỉ được thực hiện khi chưa nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tiếp theo.
Mức xử phạt khi nộp chậm hồ sơ khai thuế
| Thời gian nộp chậm | Mức xử phạt |
| 1–5 ngày (có tình tiết giảm nhẹ) | Phạt cảnh cáo |
| 1–30 ngày | 2 – 5 triệu đồng |
| 31–60 ngày | 5 – 8 triệu đồng |
| 61–90 ngày | 8 – 15 triệu đồng |
| Trên 90 ngày (có phát sinh thuế) | 15 – 25 triệu đồng, tối đa không vượt số thuế phát sinh |
Lưu ý thêm:
- Chậm nộp tiền thuế phát sinh sẽ bị tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày
- Chủ động khai bổ sung trước kiểm tra và nộp đủ thuế có thể được miễn phạt hành chính trong một số trường hợp
Nắm rõ thời hạn nộp thuế và chủ động xử lý các lỗi nộp tờ khai trên dịch vụ công giúp doanh nghiệp tránh bị mất thời gian, hồ sơ phải nộp đi nộp lại nhiều lần, chậm nộp hồ sơ hoặc bị xử phạt không cần thiết. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, cập nhật phần mềm liên quan đến nộp tờ khai thuế đúng phiên bản và nộp sớm sẽ giúp quá trình kê khai diễn ra thuận lợi, đảm bảo tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.
| Nếu bạn có nhu cầu kiểm toán hoặc bất kỳ dịch vụ nào như: Thành lập, Thay đổi và giải thể công ty; dịch vụ kế toán; dịch vụ soát xét và hoàn thiện sổ sách kế toán cuối năm; đào tạo kế toán thực chiến;…
Hãy liên hệ ngay với hotline: 0977 12 00 88 để được tư vấn miễn phí và báo phí cụ thể nhé! |
Đội ngũ chuyên môn của Kế toán Apec luôn nỗ lực cung cấp những thông tin chính xác và cập nhật mới nhất. Tuy nhiên, nội dung trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và các điều khoản được đề cập có thể đã không còn hiệu lực vào thời điểm bạn đọc.
Để có được thông tin chính xác nhất vào thời điểm bạn tìm hiểu, xin vui lòng liên hệ với đội ngũ chuyên gia và luật sư tại Kế toán Apec để được tư vấn miễn phí kịp thời cho trường hợp cụ thể của bạn.
|
XEM THÊM CÁC DỊCH VỤ CỦA APEC |
||
|
Dịch vụ kế toán |
Thành lập công ty |
Đào tạo kế toán |
Bài Viết Liên Quan: