Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc trên Dịch vụ công 2026

Việc đăng ký người phụ thuộc trên Dịch vụ công tưởng chừng đơn giản nhưng nhiều người vẫn gặp lỗi hồ sơ, khai sai thông tin hoặc không biết bắt đầu từ đâu. Điều này dễ khiến bạn mất quyền giảm trừ gia cảnh hợp pháp. Bài viết sau,  Kế toán Apec sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp bạn đăng ký nhanh chóng và đúng quy định.

Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc online trên cổng Dịch vụ công

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thực hiện đăng ký người phụ thuộc trên Dịch vụ công của Thuế Nhà Nước:

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công của Thuế Nhà Nước tại: https://dichvucong.gdt.gov.vn

Bước 2: Sau khi truy cập vào hệ thống, chọn đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử hoặc tài khoản thuế điện tử  -> chọn đối tượng Doanh nghiệp.

Lưu ý: Khi đăng nhập vào trang dịch vụ công, nếu gặp lỗi như hình bên dưới thì phải quay lại trang thuế điện tử để đặt lại mật khẩu mới. Sau đó, quay lại trang dịch vụ công để đăng nhập lại bằng mật khẩu mới thì mới được nhé!

Bước 3: Vào THỦ TỤC HÀNH CHÍNH, Chọn tờ khai “20-ĐK-TH-TCT-Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương tiền công (Dùng cho cơ quan chi trả thu nhập đăng ký cho người phụ thuộc có ủy quyền) (TT86/2024)”

Bước 4: Chọn Loại Người Nộp Thuế “Doanh Nghiệp”

Bước 5: Nhấn nộp hồ sơ mã 1.008500 “Đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh của người nộp thuế thu nhập cá nhân – Trường hợp cá nhân ủy quyền đăng ký thuế cho cơ quan chi trả thu nhập”

Bước 6: Chọn Kê khai trực tuyến

Bước 7: Nhập đầy đủ thông tin, Xong nhấn Kiểm tra thông tin

Bước 8: Cơ quan thuế kiểm tra kết quả “Đạt” -> Nhấn Nộp hồ sơ

Bước 9: Nhấn Hoàn thành kê khai

Bước 10: Nhấn Tiếp tục

Bước 11: Kiểm tra lại thông tin rồi Nhập mã captcha sau đó Nhấn nộp tờ khai

Bước 12: Chọn Chữ ký số và ký

Xem thêm: Hướng dẫn nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trên Dịch vụ công 2026

Quy định về thời hạn đăng ký người phụ thuộc để được tính giảm trừ gia cảnh

Theo quy định tại tiết c.2, điểm c, khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC và đã được điều chỉnh, bổ sung theo khoản 6, Điều 25 Thông tư 92/2015/TT-BTC, với nội dung cụ thể như sau:

“…..Các khoản giảm trừ

Các khoản giảm trừ theo hướng dẫn tại Điều này là các khoản được trừ vào thu nhập chịu thuế của cá nhân trước khi xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công. Cụ thể như sau:

1. Giảm trừ gia cảnh

Theo quy định tại Điều 19 Luật Thuế thu nhập cá nhân; khoản 4, Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân; Điều 12 Nghị định số 65/2013/NĐ-CP, việc giảm trừ gia cảnh được thực hiện như sau:

c) Nguyên tắc tính giảm trừ gia cảnh

…

c.2) Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

c.2.1) Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế.

c.2.2) Khi người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc sẽ được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ khi đăng ký. Đối với người phụ thuộc đã được đăng ký giảm trừ gia cảnh trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành thì tiếp tục được giảm trừ gia cảnh cho đến khi được cấp mã số thuế.

c.2.3) Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc. Riêng đối với người phụ thuộc khác theo hướng dẫn tại tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều này thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế, quá thời hạn nêu trên thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.

c.2.4) Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì người nộp thuế tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế.

…

d) Người phụ thuộc bao gồm:

…

d.4) Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng và đáp ứng điều kiện tại điểm đ, khoản 1, Điều này bao gồm:

d.4.1) Anh ruột, chị ruột, em ruột của người nộp thuế.

d.4.2) Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế.

d.4.3) Cháu ruột của người nộp thuế bao gồm: con của anh ruột, chị ruột, em ruột.

d.4.4) Người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật.

…”

 Ngoài ra, căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế thì:

“….Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

…

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:

a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;

b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;

c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.”

Từ các quy định nêu trên thì thời hạn đăng ký người phụ thuộc năm 2025 như sau:

• Thời hạn đăng ký người phụ thuộc năm 2025 chậm nhất là vào ngày 31/03/2026 đối với người nộp thuế ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập.
• Thời hạn đăng ký người phụ thuộc năm 2025 chậm nhất là vào ngày 30/4/2026 nếu người nộp thuế tự thực hiện. Tuy nhiên, ngày 30/4 – 1/5 là ngày nghỉ lễ  và  2/5 – 3/5/2026 là ngày nghỉ hằng tuần của cơ quan nhà nước nên thời hạn sẽ được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ, tức ngày 04/6/2026
• Thời hạn đăng ký người phụ thuộc năm 2025 chậm nhất là vào ngày 31/12/2026 đối với người phụ thuộc là cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng ( như anh, chị, em ruột; ông, bà nội/ngoại, cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế…)

Xem thêm: Dịch vụ Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Các quy định về hồ sơ đối với người phụ thuộc cho từng đối tượng

Để việc đăng ký người phụ thuộc và áp dụng giảm trừ gia cảnh được thực hiện đúng quy định, người nộp thuế cần chuẩn bị hồ sơ phù hợp với từng nhóm đối tượng cụ thể. Tùy vào mối quan hệ, độ tuổi và tình trạng lao động của người phụ thuộc, thành phần giấy tờ sẽ có sự khác nhau.

Hồ sơ chứng minh Con là người phụ thuộc bao gồm những gì?

Theo quy định tại điểm g khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC (được sửa đổi bởi Điều 1 Thông tư 79/2022/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2023) quy định hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo từng đối tượng cụ thể như sau:

• Con dưới 18 tuổi: Cần bản chụp Giấy khai sinh và Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (nếu đã được cấp).
• Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động: Hồ sơ gồm Giấy khai sinh, Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (nếu có) và Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định.
• Con từ 18 tuổi trở lên đang theo học tại các bậc học theo hướng dẫn tại tiết d.1.3, điểm d, khoản 1, Điều này. Hồ sơ chứng minh gồm: Bản chụ Giấy khai sinh kèm giấy tờ chứng minh đang theo học như Thẻ sinh viên, xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ hợp lệ khác tại các cơ sở giáo dục theo quy định.
• Con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng: Ngoài giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, phải bổ sung giấy tờ hợp pháp chứng minh mối quan hệ như quyết định công nhận nuôi con nuôi hoặc quyết định công nhận quan hệ cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Hồ sơ chứng minh Vợ hoặc Chồng là người phụ thuộc gồm những gì?

Hồ sơ chứng minh vợ hoặc chồng là người phụ thuộc được xác định theo quy định tại điểm g khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC (được sửa đổi bởi Điều 1 Thông tư 79/2022/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2023), trong đó người nộp thuế cần chuẩn bị các giấy tờ cơ bản để chứng minh nhân thân và mối quan hệ hôn nhân.

Các giấy tờ chính cần có gồm:

• Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân của vợ/chồng.
• Bản chụp Giấy tờ chứng minh quan hệ vợ chồng như: Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân do cơ quan Công an cấp.

Nếu vợ hoặc chồng đang trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên. Hồ sơ cần bổ sung thêm tài liệu chứng minh không có khả năng lao động. Những giấy tờ này có thể là Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định pháp luật hoặc hồ sơ bệnh án đối với các bệnh làm mất khả năng lao động như AIDS, ung thư, suy thận mãn tính.

Xem thêm: Hướng dẫn nộp và xử lý các lỗi khi nộp tờ khai thuế TNCN trên dịch vụ công

Hồ sơ chứng minh Bố, Mẹ là người phụ thuộc gồm những gì?

Đối với cha, mẹ là người phụ thuộc, hồ sơ cần thể hiện rõ thông tin nhân thân và mối quan hệ với người nộp thuế theo đúng quy định tại điểm g khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC (được sửa đổi bởi Điều 1 Thông tư 79/2022/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2023).

Các giấy tờ quan trọng bao gồm:

• Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân của cha/ mẹ.
• Giấy tờ hợp pháp xác định quan hệ như: Giấy khai sinh, Giấy xác nhận thông tin về cư trú, Thông báo số định danh cá nhân hoặc quyết định công nhận quan hệ cha, mẹ, con của cơ quan có thẩm quyền.

Nếu cha, mẹ thuộc độ tuổi lao động, hồ sơ cần bổ sung thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động, bao gồm Giấy xác nhận khuyết tật hoặc hồ sơ bệnh án đối với các trường hợp mắc bệnh không còn khả năng lao động theo quy định.

Hồ sơ chứng minh Cá Nhân khác là người phụ thuộc gồm những gì?

Đối với các cá nhân khác được đăng ký là người phụ thuộc, hồ sơ không chỉ dừng lại ở giấy tờ tùy thân mà còn phải chứng minh rõ trách nhiệm nuôi dưỡng.

Nhóm giấy tờ chính cần chuẩn bị gồm:

• Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Giấy khai sinh của người phụ thuộc.
• Giấy tờ hợp pháp chứng minh trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật.

Trường hợp người phụ thuộc đang trong độ tuổi lao động, người nộp thuế phải bổ sung giấy tờ xác nhận không có khả năng lao động. Có thể là Giấy xác nhận khuyết tật hoặc hồ sơ bệnh án đối với các bệnh lý làm mất khả năng lao động.

Việc nắm rõ các quy định và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo từng đối tượng là yếu tố quan trọng giúp quá trình đăng ký người phụ thuộc trên dịch vụ công diễn ra thuận lợi, hạn chế sai sót và tránh bị trả hồ sơ. Khi thực hiện đúng ngay từ đầu, người nộp thuế không chỉ tiết kiệm thời gian xử lý thủ tục mà còn đảm bảo đầy đủ quyền lợi  được giảm trừ gia cảnh theo quy định. Vì vậy, trước khi thực hiện đăng ký người phụ thuộc trên hệ thống dịch vụ công, bạn nên rà soát kỹ hồ sơ để việc đăng ký được nhanh chóng và chính xác.

Đội ngũ chuyên môn của Kế toán Apec luôn nỗ lực cung cấp những thông tin chính xác và cập nhật mới nhất. Tuy nhiên, nội dung trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và các điều khoản được đề cập có thể đã không còn hiệu lực vào thời điểm bạn đọc.

Để có được thông tin chính xác nhất vào thời điểm bạn tìm hiểu, xin vui lòng liên hệ với đội ngũ chuyên gia và luật sư tại Kế toán Apec để được tư vấn miễn phí kịp thời cho trường hợp cụ thể của bạn.