Nội dung Nghị định 70/2025/NĐ-CP được ban hành nhằm sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điều chỉnh và bổ sung nhiều nội dung quan trọng liên quan đến hóa đơn điện tử và chứng từ kế toán. Đây là bước cập nhật cần thiết để phù hợp với thực tiễn triển khai, đồng bộ với quy định về quản lý thuế và chuyển đổi số trong công tác hành chính tài chính.
Phạm vi sửa đổi tập trung vào quy trình phát hành, lập, gửi, lưu trữ, và xử lý hóa đơn, cùng các hướng dẫn cụ thể cho doanh nghiệp, tổ chức khi thực hiện nghĩa vụ với cơ quan thuế.
Thông tin người mua
Theo quy định, khi người mua có mã số thuế, tên, địa chỉ, mã số thuế của họ phải được thể hiện chính xác như trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc các giấy tờ tương đương. Một điểm bổ sung quan trọng là đối với các đơn vị có quan hệ ngân sách, hóa đơn cần ghi rõ mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách đã được cấp. Trong trường hợp tên hoặc địa chỉ người mua quá dài, người bán được phép viết tắt một số danh từ thông dụng như “Phường” thành “P”, “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH” và tương tự. Tuy nhiên, việc viết tắt này phải đảm bảo xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phải phù hợp với thông tin đã đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
Nếu người mua không có mã số thuế, trên hóa đơn sẽ không cần thể hiện mã số thuế của người mua. Đối với một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân theo quy định tại khoản 14 Điều 10, hóa đơn cũng không cần thể hiện tên và địa chỉ của người mua. Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam, thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay thế bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài. Một quy định bổ sung đáng chú ý là nếu người mua cung cấp mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, các thông tin này phải được thể hiện trên hóa đơn.
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
Về tên hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn phải thể hiện bằng tiếng Việt. Một quy định bổ sung nêu rõ rằng trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau, tên hàng hóa phải thể hiện chi tiết đến từng chủng loại, ví dụ như “Điện thoại Samsung”, “Điện thoại Nokia”. Đối với hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu, trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà pháp luật có yêu cầu khi đăng ký, chẳng hạn như số khung, số máy của ô tô, mô tô. Trong trường hợp kinh doanh dịch vụ vận tải, hóa đơn phải thể hiện rõ biển kiểm soát phương tiện vận tải và hành trình (điểm đi – điểm đến). Đặc biệt, đối với doanh nghiệp kinh doanh vận tải cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa trên nền tảng số hoặc hoạt động thương mại điện tử, hóa đơn còn phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển, thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh người gửi hàng. Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài, chữ nước ngoài đó được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và phải có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Trong trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ, trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.
Về đơn vị tính, người bán sẽ căn cứ vào tính chất và đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính thể hiện trên hóa đơn theo đơn vị đo lường, ví dụ: “Tấn”, “tạ”, “yến”, “kg”, “g”, “mg” hoặc “lượng”, “lạng”, “cái”, “con”, “chiếc”, “hộp”, “can”, “thùng”, “bao”, “gói”, “tuýp”, “m3”, “m2”, “m”. Đối với dịch vụ, trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà đơn vị tính sẽ được xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.
Đối với số lượng hàng hóa, dịch vụ, người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính đã nêu. Một quy định bổ sung quan trọng là trong trường hợp cung cấp các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính và chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, được lập theo kỳ quy ước, dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh và các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính được lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu, người bán được phép sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn. Bảng kê này phải được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền. Trường hợp khuyến mại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thương mại; cho, biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ phù hợp với quy định pháp luật thì được lập hóa đơn tổng giá trị khuyến mại, cho, biếu, tặng kèm theo danh sách khuyến mại, cho, biếu, tặng. Tổ chức phải lưu giữ hồ sơ có liên quan về chương trình khuyến mại, cho, biếu, tặng và cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, đồng thời phải chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa, dịch vụ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Nếu khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn theo từng giao dịch, người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng. Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê. Nếu người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán trên bảng kê phải đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số…ngày… tháng… năm”.
Về đơn giá hàng hóa, dịch vụ, người bán ghi đơn giá hàng hóa, dịch vụ theo đơn vị tính đã nêu. Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán và người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, và thời điểm này được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn, thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế phải chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp). Người bán sẽ khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; còn thời điểm khai thuế đối với người mua là thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.
Các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung
Nhằm đơn giản hóa, đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua. Tương tự, đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cũng không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và chữ ký số của người mua. Nghị định còn bổ sung hướng dẫn về những nội dung không nhất thiết có đầy đủ trong hóa đơn điện tử đối với hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng.
Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế
Một quy định bổ sung đáng chú ý là hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế cũng phải đảm bảo các nội dung như trên hóa đơn thông thường.
Những quy định chi tiết này sẽ giúp kế toán và doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về việc lập và quản lý hóa đơn theo các quy định mới của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/6/2025 và áp dụng từ 01/01/2026.
Lộ trình triển khai và ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Cơ quan thuế có quyền tạm dừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với các trường hợp phát hiện vi phạm, chẳng hạn như sử dụng hóa đơn giả hoặc có hành vi gian lận. Đồng thời, cơ quan thuế cũng sẽ thông báo ngừng sử dụng hóa đơn đối với những doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế. Để đảm bảo sự chuyển đổi suôn sẻ, việc thực hiện chuyển đổi lộ trình sẽ được áp dụng cho các nhóm đối tượng cụ thể như doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh, giúp họ dễ dàng thích nghi hơn với quy định mới.
Trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm quan trọng là đăng ký hoạt động và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt. Họ cũng cần phối hợp chặt chẽ với Tổng cục Thuế để đảm bảo quá trình truyền nhận dữ liệu diễn ra đúng chuẩn. Ngoài ra, khi doanh nghiệp có yêu cầu, các tổ chức này phải cung cấp nền tảng truy xuất và lưu trữ hóa đơn điện tử đầy đủ.
Cập nhật về xử phạt vi phạm hóa đơn, chứng từ
Các hành vi vi phạm liên quan đến hóa đơn, chứng từ sẽ bị xử phạt nghiêm khắc, bao gồm:
- Lập sai thời điểm hóa đơn.
- Không đăng ký phát hành hóa đơn.
- Sử dụng hóa đơn không hợp lệ hoặc hóa đơn giả.
- Không lưu trữ, kê khai hóa đơn đúng quy định.
Mức phạt cho các vi phạm này có thể lên đến 50 triệu đồng tùy theo mức độ nghiêm trọng, điều này có thể gây ảnh hưởng đáng kể đến uy tín và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Tác động và khuyến nghị cho doanh nghiệp
- Chủ động cập nhật quy định mới, đặc biệt các mẫu biểu, định dạng, quy trình điều chỉnh sai sót;
- Tăng cường đào tạo nội bộ về thời điểm lập hóa đơn, lưu trữ, ký số;
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có khả năng kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế;
- Phối hợp với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn để đảm bảo tuân thủ quy định mới.
Nội dung Nghị Định 70/2025/NĐ-CP là một bước tiến quan trọng trong cải cách hành chính thuế và hiện đại hóa quy trình kế toán – hóa đơn tại Việt Nam. Doanh nghiệp cần chủ động thích nghi, tránh rủi ro và vi phạm đáng tiếc.
Theo dõi và cập nhật thông tin pháp lý tại : APECTAX
Bài Viết Liên Quan: