Giải đáp thắc mắc về Chế độ Sổ sách Kế toán và Chứng từ cho Hộ kinh doanh mới nhất 2026 (P2)

Trong quá trình hoạt động, hộ kinh doanh không chỉ quan tâm đến doanh thu hay nghĩa vụ thuế mà còn phải tuân thủ đúng Chế độ Sổ sách Kế toán và Chứng từ theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh vẫn còn lúng túng trước các câu hỏi như: có bắt buộc phải ghi sổ không, cần lưu những loại chứng từ nào, hay quy định mới nhất năm 2026 có gì thay đổi? Bài viết dưới đây Kế Toán Apec sẽ tổng hợp các câu trả lời của Cục Thuế về các vướng mắc thường gặp liên quan về Chế độ Sổ sách, Kế toán và Chứng từ cho hộ kinh doanh, giúp bạn nắm rõ quy định và hạn chế rủi ro trong quá trình kinh doanh.

Câu hỏi 13: Hộ kinh doanh quán ăn nhỏ cần ghi chép sổ sách kế toán như thế nào?

Đối với hộ kinh doanh quán ăn quy mô nhỏ, việc ghi chép sổ sách kế toán cần thực hiện theo hình thức nào để đúng quy định pháp luật về thuế?

Trả lời của Cục Thuế
Đối với hộ kinh doanh quán ăn nhỏ, chế độ sổ sách kế toán được áp dụng theo ngưỡng doanh thu quy định tại Thông tư số 152/2025/TT-BTC, cụ thể như sau:

• Trường hợp hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 500 triệu đồng trở xuống, chỉ cần ghi chép một loại sổ duy nhất là “Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ” theo mẫu đơn giản, dễ thực hiện.
• Đối với hộ kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng đến 3 tỷ đồng và nộp thuế GTGT, thuế TNCN theo phương pháp tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, hộ kinh doanh thực hiện ghi chép Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ, trong đó phản ánh đầy đủ doanh thu phát sinh.
• Trường hợp hộ kinh doanh có doanh thu trên 500 triệu đồng đến 3 tỷ đồng hoặc trên 3 tỷ đồng và nộp thuế TNCN theo thu nhập tính thuế, thuế GTGT theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, hộ kinh doanh sử dụng bộ 4 sổ kế toán đã được tinh giản so với quy định trước đây, bao gồm: sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ; sổ chi tiết doanh thu, chi phí; sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; và sổ chi tiết tiền.

Hiện nay, các nhà cung cấp giải pháp đã tích hợp đầy đủ các mẫu sổ này vào phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán phù hợp với từng quy mô kinh doanh. Cơ quan thuế cơ sở sẽ phối hợp với các đơn vị cung cấp giải pháp để hướng dẫn và hỗ trợ hộ kinh doanh trong quá trình thực hiện.

Câu hỏi 14: Hộ kinh doanh nhóm 2 có phải lập và nộp phụ lục chi tiết khi kê khai thuế từ năm 2026 không?

Theo Thông tư 152 ban hành ngày 31/12/2025, hộ kinh doanh thuộc nhóm 2 chỉ cần chuẩn bị chứng từ kế toán, sổ kế toán và sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số S2a-HKD. Tuy nhiên, khái niệm “sổ kế toán” trong trường hợp này chưa thực sự rõ ràng. Trước đây, khi thực hiện kê khai thuế, hộ kinh doanh phải đính kèm bảng kê hàng hóa trong phụ lục cùng tờ khai. Trong khi đó, Mẫu S2a-HKD chỉ phản ánh doanh thu, không thể hiện chi tiết hàng hóa mua vào, chi phí hay giá thành. Vì vậy, kể từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh nhóm 2 có còn phải gửi kèm phụ lục khi kê khai thuế hay không?

Trả lời của Cục Thuế
Theo quy định tại Điều 5 Thông tư số 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo phương pháp tỷ lệ phần trăm trên doanh thu (nhóm 2) chỉ cần sử dụng chứng từ kế toán và sổ kế toán. Trong đó, chứng từ kế toán là hóa đơn và các chứng từ hợp pháp khác làm căn cứ xác định, kê khai doanh thu theo quy định pháp luật về thuế; sổ kế toán chính là Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số S2a-HKD.

Hiện nay, Bộ Tài chính đang xây dựng dự thảo Thông tư quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Theo nội dung dự thảo, trong năm 2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh sẽ không phải nộp mẫu 01-2/BK-HĐKD, tức bảng kê nhập – xuất – tồn hàng hóa như quy định trước đây.

Xem thêm: Hướng dẫn kế toán hộ kinh doanh đăng ký hoá đơn trên Dịch vụ công 2026

Câu hỏi 15: Cách ghi Sổ doanh thu S1a-HKD cho hộ kinh doanh tạp hóa doanh thu dưới 500 triệu

Tôi là cá nhân kinh doanh tiệm tạp hóa với doanh thu khoảng 400 triệu đồng mỗi năm. Theo quy định áp dụng từ năm 2026, tôi phải thực hiện ghi chép kế toán theo Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ Mẫu số S1a-HKD. Trong đó, tại cột B yêu cầu ghi diễn giải doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ và cho phép hộ kinh doanh có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc theo định kỳ. Vậy tôi có được lựa chọn hình thức ghi chép theo từng lần bán hàng hoặc gộp theo ngày, tuần hay tháng không? Trường hợp ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh thì nội dung diễn giải chỉ cần ghi “bán hàng hóa” hay phải ghi chi tiết từng mặt hàng, số lượng cụ thể?

Trả lời của Cục Thuế
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 152/TT-BTC, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu thuộc diện không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số S1a-HKD để ghi nhận doanh thu làm căn cứ xác định đối tượng không chịu thuế. Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh được căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh thực tế để lựa chọn ghi doanh thu theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc ghi theo định kỳ.

Tuy nhiên, cơ quan thuế khuyến nghị việc ghi chép sổ sách không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý thuế mà còn là cơ sở để hộ kinh doanh theo dõi doanh thu, đối chiếu số liệu với khách hàng hoặc các cơ quan quản lý nhà nước khi cần thiết. Do đó, việc ghi chép càng chi tiết, rõ ràng sẽ càng thuận lợi trong quá trình quản lý, hạn chế rủi ro và dễ dàng giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng.

Câu hỏi 16: Hộ kinh doanh dưới 500 triệu nên ghi Sổ doanh thu S1a-HKD theo đơn hay theo kỳ?

Đối với hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng mỗi năm, khi thực hiện ghi chép doanh thu theo Mẫu số S1a-HKD thì cách ghi như thế nào là đúng quy định? Hộ kinh doanh phải ghi nhận từng giao dịch bán hàng hay có thể tổng hợp doanh thu theo ngày, theo tháng hoặc theo quý?

Trả lời của Cục Thuế
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 152/TT-BTC, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu thuộc diện không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số S1a-HKD để ghi nhận doanh thu làm căn cứ xác định đối tượng không chịu thuế. Việc ghi chép doanh thu có thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc theo định kỳ, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của từng hộ.

Tuy nhiên, cơ quan thuế khuyến nghị hộ kinh doanh nên ghi chép doanh thu càng chi tiết và rõ ràng càng tốt, nhằm thuận tiện cho việc theo dõi tình hình kinh doanh, đối chiếu số liệu khi làm việc với khách hàng hoặc cơ quan quản lý nhà nước, đồng thời hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình quản lý và kiểm tra thuế.

Xem thêm: Hướng dẫn kế toán hộ kinh doanh Đăng ký thuế trên Dịch vụ công 2026

Câu hỏi 17: Hộ kinh doanh nhóm 3 có được lựa chọn nộp thuế trên doanh thu hay không?

Hộ kinh doanh thuộc nhóm 3 mong muốn được cơ quan thuế xem xét cho phép lựa chọn phương pháp nộp thuế trên doanh thu. Mặc dù doanh thu ở mức cao, nhưng lợi nhuận thực tế của nhiều hộ rất thấp. Bên cạnh đó, phần lớn hộ kinh doanh không có chuyên môn về kế toán, nên việc thực hiện hạch toán và quyết toán thuế cuối năm theo phương pháp thu nhập tính thuế gây nhiều áp lực và lo lắng. Hộ kinh doanh không e ngại nghĩa vụ thuế, mà lo sợ việc thực hiện sai quy định do hạn chế về trình độ, từ đó phát sinh rủi ro bị xử phạt. Trong bối cảnh tự kinh doanh đã nhiều khó khăn, việc áp dụng chế độ kế toán tương tự doanh nghiệp được cho là vượt quá khả năng của nhiều hộ kinh doanh nhóm 3. Do đó, các hộ kinh doanh mong cơ quan thuế xem xét, cân nhắc nguyện vọng này.

Trả lời của Cục Thuế
Theo quy định tại Điều 7 Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ đồng phải nộp thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp xác định thu nhập tính thuế, tức là doanh thu trừ chi phí hợp lý, sau đó nhân với thuế suất theo quy định.

Cơ quan thuế khẳng định luôn đồng hành và hỗ trợ người nộp thuế trong quá trình chuyển đổi sang phương pháp kê khai. Trường hợp hộ kinh doanh gặp khó khăn hoặc vướng mắc trong quá trình thực hiện, người nộp thuế được khuyến nghị chủ động liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn và hỗ trợ kịp thời.

Câu hỏi 18: Hộ kinh doanh doanh thu trên 1 tỷ sử dụng mấy loại sổ kế toán và chứng từ chuyển khoản có được tính đầu vào không?

Đối với hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng mỗi năm, việc áp dụng chế độ sổ sách kế toán sẽ sử dụng một loại sổ hay phải lập đầy đủ bốn mẫu sổ theo quy định? Bên cạnh đó, trong trường hợp hộ kinh doanh có lượng hàng tồn kho lớn, các chứng từ thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng có được xem là chứng từ đầu vào hợp lệ để xác định chi phí hay không?

Trả lời của Cục Thuế
Theo quy định tại Điều 5 và Điều 6 Thông tư số 152/2025/TT-BTC ngày 31/12/2025 của Bộ Tài chính, việc áp dụng sổ kế toán đối với hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng được xác định theo phương pháp nộp thuế thu nhập cá nhân. Cụ thể, nếu hộ kinh doanh nộp thuế TNCN theo phương pháp tính trên doanh thu thì chỉ sử dụng Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số S2a-HKD. Trường hợp hộ kinh doanh nộp thuế TNCN theo phương pháp thu nhập tính thuế thì phải sử dụng bộ 4 sổ kế toán, bao gồm: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2b-HKD), Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD), Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2d-HKD) và Sổ chi tiết tiền (Mẫu số S2e-HKD).

Đối với chứng từ chuyển khoản, đây chỉ được xem là chứng từ thanh toán. Các chứng từ dùng để xác định doanh thu và chi phí hợp lệ phải là chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán, như hóa đơn, bảng kê và các chứng từ kế toán hợp pháp khác.

Xem thêm: Dịch vụ Tư vấn kế toán thuế

Câu hỏi 19: Chứng từ chuyển khoản có được tính là chi phí hợp lệ khi xác định thuế không?

Trong trường hợp hộ kinh doanh thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ bằng hình thức chuyển khoản ngân hàng, các chứng từ thanh toán này có được xem là chứng từ hợp lệ để xác định chi phí được trừ trước khi tính thuế hay không?

Trả lời của Cục Thuế
Theo quy định, chứng từ chuyển khoản chỉ được xem là chứng từ thanh toán và không đủ căn cứ để chứng minh việc mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Các chứng từ dùng để xác định doanh thu và chi phí hợp lệ phải là chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán, bao gồm hóa đơn, bảng kê và các chứng từ kế toán hợp pháp khác.

Tóm lại, việc nắm vững và thực hiện đúng Chế độ Sổ sách Kế toán và Chứng từ không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn là nền tảng giúp hộ kinh doanh quản lý hoạt động hiệu quả, minh bạch và hạn chế rủi ro về thuế. Với những cập nhật mới nhất năm 2026, hộ kinh doanh cần chủ động tìm hiểu, áp dụng đúng quy định về ghi chép sổ sách, lưu trữ chứng từ và thực hiện nghĩa vụ kế toán phù hợp với quy mô kinh doanh. Hy vọng những giải đáp trong bài viết sẽ giúp bạn tự tin hơn trong quá trình vận hành, từ đó tập trung phát triển hoạt động kinh doanh một cách bền vững và đúng pháp luật.

( Hết phần 2-  Mời các bạn đón đọc phần theo)

Xem thêm: Các câu hỏi thường gặp về Thuế đối với hoạt động cho thuê tài sản và Bất động sản 2026 (P3)

Đội ngũ chuyên môn của Kế toán Apec luôn nỗ lực cung cấp những thông tin chính xác và cập nhật mới nhất. Tuy nhiên, nội dung trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và các điều khoản được đề cập có thể đã không còn hiệu lực vào thời điểm bạn đọc.

Để có được thông tin chính xác nhất vào thời điểm bạn tìm hiểu, xin vui lòng liên hệ với đội ngũ chuyên gia và luật sư tại Kế toán Apec để được tư vấn miễn phí kịp thời cho trường hợp cụ thể của bạn.