Trả lương tháng 12/2025 vào tháng 01/2026 thì hạch toán và tính thuế thu nhập cá nhân như thế nào?

Cuối năm, nhiều doanh nghiệp trả lương tháng 12/2025 vào tháng 01/2026, dẫn đến lúng túng trong việc hạch toán và tính thuế thu nhập cá nhân. Nếu xác định sai kỳ kế toán hoặc thời điểm khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp dễ bị sai chi phí và rủi ro khi quyết toán. Việc nắm đúng nguyên tắc hạch toán tiền lương và thời điểm tính thuế sẽ giúp kế toán xử lý chính xác và tuân thủ quy định. Hãy cùng Kế Toán Apec nghiên cứu bài biết này.

Lương tháng 12 trả vào tháng 1/2026 tính thuế thu nhập cá nhân khi nào?

Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 8 Thông tư 111/2013/TT-BTC, thì các khoản thu nhập phát sinh từ tiền lương, tiền công được xác định như sau:

“ …..2. Thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công

a) Phạm vi thu nhập chịu thuế
Thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công được xác định bằng tổng số tiền lương, tiền công, tiền thù lao và các khoản thu nhập khác có tính chất tiền lương, tiền công mà người nộp thuế nhận được trong kỳ tính thuế, theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 2 Thông tư này.

b) Thời điểm xác định thu nhập chịu thuế
Thời điểm xác định thu nhập chịu thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người nộp thuế.

Riêng đối với khoản tiền phí mua sản phẩm bảo hiểm có tích lũy theo hướng dẫn tại điểm đ.2 khoản 2 Điều 2 Thông tư này, thời điểm xác định thu nhập chịu thuế là thời điểm doanh nghiệp bảo hiểm hoặc công ty quản lý quỹ hưu trí tự nguyện thực hiện chi trả tiền bảo hiểm.

3. Thu nhập chịu thuế đối với cá nhân có nhiều nguồn thu nhập
Đối với cá nhân vừa có thu nhập từ hoạt động kinh doanh, vừa có thu nhập từ tiền lương, tiền công thì thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân là tổng thu nhập chịu thuế từ kinh doanh và thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công….”

Theo quy định nêu trên, thời điểm xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân đối với tiền lương, tiền công được xác định căn cứ vào thời điểm doanh nghiệp hoặc tổ chức thực tế chi trả thu nhập cho người lao động.

Đồng thời, căn cứ Điều 8 Thông tư 111/2021/TT-BTC quy định về kỳ kế toán thuế, trong đó nêu rõ như sau:

“….2. Nguyên tắc hạch toán theo kỳ

a) Ngày hạch toán kế toán thuế được xác định là ngày nghiệp vụ được ghi nhận vào sổ kế toán thuế trên phân hệ kế toán thuế theo quy định…”

Do đó, nếu doanh nghiệp thực hiện chi trả lương tháng 12/2025 cho người lao động vào tháng 01/2026, thì khoản thu nhập này được xác định thuộc kỳ tính thuế thu nhập cá nhân năm 2026. Đồng thời, thuế TNCN phát sinh cũng được hạch toán vào năm 2026 theo đúng quy định hiện hành.

Vì vậy, khi lương tháng 12/2025 được trả vào tháng 01/2026 thì tại thời điểm tháng 01/2026 hạch toán như sau:

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

       Có TK 3335 ( Số thuế thu nhập cá nhân phải khấu trừ )

       Có các TK 111, 112 (số tiền thực trả).

Lương tháng 12 trả vào tháng 1/2026 hạch toán chi phí vào năm nào?

Theo nguyên tắc phù hợp trong kế toán “doanh thu nào – chi phí ấy”,  có nghĩa là khi ghi nhận khoản doanh thu nào đó thì sẽ phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng để tạo ra khoản doanh thu đó. 

Từ đó suy ra, chi phí tiền lương tháng 12/2025 là chi phí thực tế đã phát sinh để tạo ra doanh thu trong năm 2025.  Vì vậy, chúng ta phải ghi nhận chi phí tiền lương tháng 12/2025 này vào chi phí của năm 2025.

Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 9 của Nghị định 320/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 15/12/2025  và áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2025 thì  tiền lương tháng 12/2025 chỉ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025 nếu đáp ứng được các điều kiện sau:

• Khoản chi này có đầy đủ hồ sơ chứng từ như hợp đồng lao động, Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương và chứng từ thanh toán tiền lương;
• Khoản chi phí này đã được hạch toán vào chi phí của năm 2025 và doanh nghiệp thực tế chi trả cho người lao động trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN năm 2025 theo quy định.
• Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với mỗi lần chi trả tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên

Vì vậy, nếu lương tháng 12/2025 đáp ứng được các yêu cầu và điều kiện nêu trên (mặc dù trả vào tháng 1/2026) thì tại thời điểm tháng 12/2025 hạch toán như sau:

1. Ghi nhận chi phí tiền lương phải trả cho người lao động, ghi:

       Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642, 154

             Có TK 334

2. Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, ghi:

        Nợ các TK 622, 623,627, 641, 642, 154 (số tính vào chi phí SXKD)

        Nợ TK 334 (số trừ vào lương người lao động)

               Có TK 338 (3382, 3383, 3384, 3386).

Xem thêm: Bộ tài chính nói gì về việc trả lương trên 5 triệu đồng phải thanh toán không dùng tiền mặt?

Từ năm 2026, người lao động có mức thu nhập bao nhiêu mới phải đóng thuế thu nhập cá nhân?

Căn cứ Điều 7 và Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân đối với tiền lương, tiền công được xác định trên cơ sở thu nhập thực tế sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ theo quy định. Cụ thể, công thức xác định thu nhập chịu thuế như sau:

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – (Các khoản bảo hiểm xã hội bắt buộc 10,5% + Giảm trừ gia cảnh cho bản thân + Giảm trừ cho người phụ thuộc)

Như vậy, người lao động chỉ phát sinh nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân khi tiền lương  thực nhận sau khi trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc và các khoản giảm trừ theo quy định (giảm trừ cho bản thân và người phụ thuộc) đạt đến ngưỡng thu nhập chịu thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần.

Bên cạnh đó, căn cứ Khoản 1 Điều 10  Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026, mức giảm trừ gia cảnh khi xác định thuế thu nhập cá nhân đã được điều chỉnh nâng lên so với quy định trước đây.

Theo đó, mức giảm trừ gia cảnh đối với cá nhân nộp thuế được xác định là 15,5 triệu đồng/tháng, tương ứng 186 triệu đồng/năm; đồng thời, mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc (NPT) là 6,2 triệu đồng/tháng.

Như vậy, căn cứ các quy định nêu trên, từ năm 2026, người lao động chỉ phát sinh nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân khi mức thu nhập sau khi đã trừ các khoản giảm trừ hợp pháp đạt đến ngưỡng chịu thuế. Cụ thể như sau:

• Trường hợp người lao động không có người phụ thuộc: Thu nhập từ 15,5 triệu đồng/tháng trở lên sau khi đã trừ các khoản giảm trừ theo quy định thì mới thuộc diện phải nộp thuế thu nhập cá nhân.
• Trường hợp người lao động có 01 người phụ thuộc: Với mức giảm trừ gia cảnh của NPT là 6,2 triệu đồng/tháng, người nộp thuế phải có thu nhập từ 21,7 triệu đồng/tháng trở lên sau khi đã trừ các khoản giảm trừ thì mới phát sinh thuế thu nhập cá nhân.
• Trường hợp nếu người lao động có 02 người phụ thuộc: Tổng mức giảm trừ gia cảnh của NPT là 12,4 triệu đồng/tháng, tương ứng người nộp thuế phải đạt mức thu nhập từ 27,9 triệu đồng/tháng trở lên sau khi trừ các khoản giảm trừ mới thuộc diện phải nộp thuế thu nhập cá nhân.

Xem thêm: Dịch vụ hoàn thuế thu nhập cá nhân

Các khoản thu nhập nào từ tiền công, tiền lương phải chịu thuế thu nhập cá nhân?

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 3  Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025 thì các khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân phát sinh từ tiền lương, tiền công của người lao động được quy định rõ như sau:

“ …Thu nhập chịu thuế

Thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân gồm các loại thu nhập sau đây, trừ thu nhập được miễn thuế quy định tại Điều 4 của Luật này:

Thu nhập từ kinh doanh, bao gồm:

a) Thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ;

b) Thu nhập từ hoạt động hành nghề độc lập của cá nhân có giấy phép hoặc chứng chỉ hành nghề theo quy định của pháp luật.

Thu nhập từ kinh doanh quy định tại khoản này không bao gồm thu nhập của hộ, cá nhân sản xuất, kinh doanh có doanh thu dưới mức quy định tại Khoản 25 Điều 5 của Luật Thuế giá trị gia tăng  số 48/2024 được sửa đổi bổ sung bởi Khoản 1 Điều 1 của Luật thuế giá trị gia tăng số 149/2025.

Thu nhập từ tiền lương, tiền công, bao gồm:

a) Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công;

b) Các khoản phụ cấp, trợ cấp, trừ các khoản: phụ cấp, trợ cấp theo quy định của pháp luật về ưu đãi người có công; phụ cấp quốc phòng, an ninh; phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với ngành, nghề hoặc công việc ở nơi làm việc có yếu tố độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực theo quy định của pháp luật; trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp một lần khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi, trợ cấp do suy giảm khả năng lao động, trợ cấp hưu trí một lần, tiền tuất hàng tháng và các khoản trợ cấp khác theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội; trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm theo quy định của Bộ luật lao động; trợ cấp mang tính chất bảo trợ xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp khác không mang tính chất tiền lương, tiền công theo quy định của Chính phủ…”

Theo các quy định nêu trên, thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân bao gồm:

Tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập khác có tính chất tiền lương, tiền công mà người lao động nhận được.

Các khoản phụ cấp, trợ cấp, ngoại trừ những khoản không tính vào thu nhập chịu thuế theo quy định, bao gồm:

• Phụ cấp, trợ cấp thực hiện theo chính sách ưu đãi đối với người có công theo quy định của pháp luật;
• Phụ cấp quốc phòng, an ninh;
• Phụ cấp độc hại, nguy hiểm áp dụng đối với ngành, nghề hoặc công việc có yếu tố độc hại, nguy hiểm;
• Phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực theo quy định của pháp luật; các khoản trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; trợ cấp một lần khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi; trợ cấp do suy giảm khả năng lao động; trợ cấp hưu trí một lần; tiền tuất hàng tháng và các khoản trợ cấp khác theo pháp luật về bảo hiểm xã hội;
• Trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm theo quy định của Bộ luật Lao động; các khoản trợ cấp mang tính chất bảo trợ xã hội và những khoản phụ cấp, trợ cấp khác không mang bản chất là tiền lương, tiền công theo quy định của Chính phủ.

Đội ngũ chuyên môn của Kế toán Apec luôn nỗ lực cung cấp những thông tin chính xác và cập nhật mới nhất. Tuy nhiên, nội dung trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và các điều khoản được đề cập có thể đã không còn hiệu lực vào thời điểm bạn đọc.

Để có được thông tin chính xác nhất vào thời điểm bạn tìm hiểu, xin vui lòng liên hệ với đội ngũ chuyên gia và luật sư tại Kế toán Apec để được tư vấn miễn phí kịp thời cho trường hợp cụ thể của bạn.