Hóa đơn điện tử hiện đã được áp dụng bắt buộc đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Tuy nhiên, vẫn có không ít đơn vị gặp nhiều vướng mắc trong quá trình lập hóa đơn. Đặc biệt là vấn đề có bắt buộc phải ghi tên người mua hay không? Thực tế, không phải mọi trường hợp đều phải thể hiện đầy đủ thông tin này. Trong bài viết dưới đây, Kế toán APEC sẽ giúp bạn làm rõ các quy định liên quan và cách xử lý khi hóa đơn đã lập bị sai hoặc thiếu thông tin người mua.
Có bắt buộc phải ghi tên người mua hàng hóa trên hóa đơn điện tử không?
Việc ghi tên người mua trên hóa đơn điện tử là một trong những nội dung được nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh quan tâm khi lập hóa đơn. Theo quy định pháp luật hiện hành, không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải ghi tên người mua mà sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp và tình huống phát sinh giao dịch.
Căn cứ pháp lý
Khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại khoản 7 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, đã quy định rõ về việc ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua trên hóa đơn điện tử.
Theo đó, có một số trường hợp bắt buộc phải thể hiện tên người mua trên hóa đơn điện tử và trường hợp không bắt buộc phải thể hiện tên người mua trên hóa đơn điện tử.
Việc có bắt buộc ghi tên người mua trên hóa đơn điện tử hay không còn phụ thuộc vào đối tượng người mua là ai và từng trường hợp cụ thể. Người mua là tổ chức hay là cá nhân kinh doanh hay là người tiêu dùng cuối cùng? Doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng và bản chất giao dịch phát sinh để lập hóa đơn điện tử phù hợp theo đúng quy định, tránh bị phạt vì các sai sót không đáng có trong quá trình lập hóa đơn điện tử
Xem thêm: Hướng dẫn xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo quy định mới 2025
Người mua là doanh nghiệp có bắt buộc ghi tên trên hóa đơn điện tử không?
Trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức hoặc đơn vị có mã số thuế. Khi lập hóa đơn điện tử bắt buộc phải ghi đầy đủ các thông tin của người mua (bao gồm tên đơn vị, địa chỉ và mã số thuế) theo đúng như trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Người mua là cá nhân có bắt buộc ghi tên trên hóa đơn điện tử không?
Trường hợp 1: Nếu Người mua là cá nhân không kinh doanh ( là Người tiêu dùng cuối cùng) thì không bắt buộc phải ghi đầy đủ thông tin người mua trên hóa đơn điện tử, trừ trường hợp người mua có yêu cầu.
Trường hợp 2: Nếu Người mua là cá nhân kinh doanh, mua hàng hóa hoặc dịch vụ phục vụ mục đích kinh doanh thì bắt buộc phải ghi đầy đủ thông tin người mua trên hóa đơn điện tử (bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế cá nhân hoặc mã số định danh cá nhân).
Có bắt buộc ghi tên người mua trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không?
Căn cứ khoản 3 Điều 11 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoảng 8 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP thì: “Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì không bắt buộc phải ghi tên người mua, trừ trường hợp người mua có yêu cầu”.
Điều đó có nghĩa là: Nếu người mua có yêu cầu thì mới phải ghi đầy đủ thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế/ mã số định danh/ số điện thoại trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Trường hợp nào hóa đơn điện tử không cần có tên người mua?
Theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại khoản 7 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, không phải mọi hóa đơn điện tử đều bắt buộc phải thể hiện tên người mua. Đồng thời đã quy định rõ một số trường hợp cụ thể mà hóa đơn điện tử không bắt buộc ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua để phù hợp với đặc thù giao dịch và thực tế phát sinh.
| Trường hợp | Nội dung yêu cầu trên HĐĐT |
| Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh | Không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số của người mua |
| Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh | Không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua. |
| Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ | Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá. |
| Hóa đơn điện tử hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng | Không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua. |
Hóa đơn điện tử sai tên người mua thì xử lý như thế nào?
Đối với các trường hợp bắt buộc phải ghi tên người mua trên hóa đơn điện tử. Nếu hóa đơn đã lập ghi sai tên người mua thì việc xử lý sẽ được thực hiện tùy theo từng tình huống cụ thể. Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 của Nghị định số 70/2025/NĐ-CP đã quy định rõ các nguyên tắc và hình thức xử lý đối với hóa đơn điện tử có sai sót, làm cơ sở để người bán và người mua thực hiện điều chỉnh và kê khai thuế theo đúng quy định.
Trường hợp 1: Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua, không sai mã số thuế và các nội dung khác thì không phải lập lại hóa đơn và:
- Thông báo cho người mua biết về việc hóa đơn đã lập bị sai;
- Lập mẫu 04SS-HDDT để thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn đã lập sai;
Trường hợp 2: Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai về mã số thuế; số tiền; thuế suất; tiền thuế và tên hàng hóa dịch vụ không đúng quy cách chất lượng thì có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế.
Tuy nhiên, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hay lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định thì cần lưu ý:
- Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì bên bán và bên mua phải tiến hành lập biên bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai;
- Còn nếu người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán ( nếu có);
- Và người bán phải lưu giữ văn bản thỏa thuận để xuất trình khi có yêu cầu;
Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử gồm những gì?
Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại khoản 7 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, nếu để hóa đơn điện tử được xác định là hợp lệ thì khi lập hóa đơn, người bán cần đảm bảo thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu thông tin theo quy định như sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn. Cụ thể như sau:
- Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
- Số hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua:
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua,
- Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có)
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
- Nội dung khác trên hóa đơn
- . Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế đảm bảo nội dung quy định tại Điều này và Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện khoản này.
Nếu các bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán hoặc bất cứ dịch vụ nào thì liên hệ ngay với kế toán apec theo hotline 0977 12 0088 để được tư vấn và báo phí cụ thế nhé!
Đội ngũ chuyên gia của ketoanapec luôn luôn nỗ lực cung cấp những thông tin chính xác và cập nhật mới nhất. Tuy nhiên, nội dung trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và các điều khoản được đề cập có thể đã không còn hiệu lực vào thời điểm bạn đọc.
Để có được thông tin chính xác nhất vào thời điểm tìm hiểu, xin vui lòng liên hệ với đội ngũ chuyên gia ketoanapec để được tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể của bạn.
| XEM THÊM CÁC DỊCH VỤ CỦA APEC | ||
|---|---|---|
|
Dịch vụ kế toán
|
Thành lập công ty
|
Đào tạo kế toán
|
Bài Viết Liên Quan: