Hướng dẫn xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo quy định mới 2025

Từ ngày 01/06/2025, việc xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo quy định sẽ không còn được thực hiện bằng cách “hủy hóa đơn” như trước. Doanh nghiệp bắt buộc phải điều chỉnh hoặc thay thế, tùy từng trường hợp sai sót cụ thể. Đồng thời phải có biên bản thỏa thuận giữa 2 bên. Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt, truy thu thuế mà còn đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ kế toán.

Căn cứ pháp lý cập nhật theo quy định 2025

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020): Bãi bỏ quy định cho phép hủy hóa đơn điện tử.
• Thông tư 32/2025/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết cách xử lý sai sót, mẫu biểu kèm theo.
• Quyết định 1913/QĐ-BTC: Hướng dẫn kỹ thuật gửi thông báo sai sót lên hệ thống cơ quan thuế.

Phân loại và xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo quy định

1. Trường hợp sai sót thông tin nhưng mã số thuế đúng

Ví dụ: sai tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại…

• Không lập lại hóa đơn mới.
• Không cần điều chỉnh hay thay thế.
• Chỉ cần gửi Thông báo 04/SS-HĐĐT lên hệ thống thuế để ghi nhận.

Thời gian phản hồi của cơ quan thuế: trong vòng 01 ngày làm việc.

2. Trường hợp sai mã số thuế, đơn giá, số lượng, thuế suất, tổng tiền, nội dung hàng hóa…

Doanh nghiệp được chọn một trong hai cách xử lý sau (không được HỦY hóa đơn nữa):

a) Lập hóa đơn điều chỉnh

• Áp dụng khi chỉ sai một số chỉ tiêu đơn giản.
• Ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày…”
• Có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm.
• Không làm thay đổi toàn bộ nội dung hóa đơn gốc.

b) Lập hóa đơn thay thế

• Áp dụng khi nội dung hóa đơn sai nhiều, cần viết lại hoàn toàn.
• Ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn số… ngày…”
• Hóa đơn cũ vẫn được lưu trữ để đối chiếu.

Trước khi thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, phải có Biên bản thỏa thuận giữa bên bán và bên mua để chứng minh cho việc điều chỉnh thay thế đó

3. Xử lý nhiều hóa đơn sai sót cùng lúc

Nếu trong một tháng có nhiều hóa đơn sai với cùng một người mua, doanh nghiệp được phép:

• Lập 01 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kèm theo Bảng kê (Mẫu 01/BK-ĐCTT).
• Điều này giúp đơn giản hóa quy trình và giảm rủi ro trùng lặp hồ sơ.

Hướng dẫn thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử

Hầu hết các phần mềm hóa đơn đạt chuẩn của Tổng cục Thuế đều đã cập nhật quy định mới và hỗ trợ:

• Chức năng lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế.
• Tự động sinh thông báo sai sót 04/SS-HĐĐT.
• Hỗ trợ bảng kê nhiều hóa đơn trong trường hợp cần tổng hợp điều chỉnh.

Doanh nghiệp nên cập nhật phần mềm hóa đơn và liên hệ bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của các công ty cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để được hướng dẫn chi tiết nếu chưa rõ thao tác.

Một số lưu ý để tránh sai sót hóa đơn

Để hạn chế rủi ro và xử lý kịp thời các sai sót, doanh nghiệp nên:

1. Kiểm tra kỹ thông tin khách hàng trước khi phát hành.
2. Thiết lập quy trình kiểm tra nội bộ: giữa bộ phận bán hàng – kế toán – pháp chế.
3. Đào tạo định kỳ cho nhân viên lập hóa đơn về quy định mới.
4. Sử dụng phần mềm hóa đơn được cấp phép và cập nhật theo quy định 2025.

Xử lý sai sót không theo đúng quy định gây hậu quả gì?

Nếu không tuân thủ đúng quy trình xử lý hóa đơn điện tử theo quy định mới, doanh nghiệp sẽ có thể:

• Bị xử phạt hành chính từ 5–50 triệu đồng, tùy mức độ vi phạm.
• Bị loại chi phí khi quyết toán thuế (nếu hóa đơn không hợp lệ).
• Bị truy thu và phạt chậm nộp thuế nếu kê khai thiếu số thuế phải nộp.
• Gây ảnh hưởng uy tín trong giao dịch với đối tác, khách hàng.

Căn cứ pháp lý xử lý hóa đơn điện tử có sai sót (cập nhật 2025)

Từ ngày 01/06/2025, các quy định xử lý hóa đơn điện tử có sai sót đã có sự thay đổi rất lớn. Cụ thể, doanh nghiệp không còn được hủy hóa đơn điện tử như trước, mà phải thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định tại nghị định 70/2025/NĐ-CP và phải có biên bản thỏa thuận giữa 2 bên. Dưới đây là các căn cứ pháp lý hiện hành:

1. Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025)

• Sửa đổi, bổ sung nhiều quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Bãi bỏ hoàn toàn việc “hủy hóa đơn sai sót” – kể cả khi chưa gửi hoặc chưa kê khai.
• Yêu cầu phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kèm theo văn bản thỏa thuận với người mua.
• Cho phép lập một hóa đơn thay thế/điều chỉnh kèm bảng kê mẫu 01/BK-ĐCTT để xử lý nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng.

2. Thông tư 32/2025/TT-BTC (ban hành 31/05/2025)

• Thay thế toàn bộ Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Hướng dẫn chi tiết quy trình lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, sử dụng mẫu 04/SS-HĐĐT, 01/BK-ĐCTT.
• Quy định thời hạn xử lý sai sót trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện lỗi.

3. Quyết định 1913/QĐ-BTC (ngày 30/05/2025)

• Ban hành quy trình hành chính điện tử cho việc xử lý hóa đơn sai sót.
• Toàn bộ thao tác thông báo và xin cấp mã phải thực hiện qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế.

Lưu ý quan trọng

• Các quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC đã không còn hiệu lực từ ngày 01/06/2025.
• Việc áp dụng văn bản cũ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính và loại chi phí thuế.

Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật và thực hiện đúng quy định

Quy định mới năm 2025 đã tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong việc xử lý sai sót hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, sự chủ động của doanh nghiệp trong việc cập nhật, thực hiện và phối hợp giữa các bộ phận kế toán – bán hàng – pháp lý là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xử lý hóa đơn điện tử hoặc chưa biết cách áp dụng quy định mới, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ Kế toán APEC  hoặc qua hotline 0977 12 00 88 để được hỗ trợ tận tình, chính xác và đúng pháp luật.