Người lao động chưa có mã số thuế thường gặp khó khăn khi quyết toán thuế, hưởng giảm trừ gia cảnh hoặc nhận hoàn thuế. Việc chậm đăng ký mã số thuế còn có thể gây rắc rối về pháp lý và quyền lợi của người lao động. Bài viết này, Kế Toán Apec sẽ hướng dẫn đăng ký mã số thuế cho người lao động theo 2 cách trên dịch vụ công để các bạn có thể áp dụng và thực hiện đúng quy trình, nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Cách 1: Hướng dẫn đăng ký mã số thuế cho người lao động trên Dịch vụ Công
Dưới đây là hướng dẫn đăng ký mã số thuế trên Cổng dịch vụ công của Thuế Nhà Nước:
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công của Thuế Nhà Nước tại: https://dichvucong.gdt.gov.vn
Bước 2: Sau khi truy cập vào hệ thống, chọn đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử hoặc tài khoản thuế điện tử -> chọn đối tượng Doanh nghiệp.
Lưu ý: Khi đăng nhập vào trang dịch vụ công, nếu gặp lỗi như hình bên dưới thì phải quay lại trang thuế điện tử để đặt lại mật khẩu mới. Sau đó, quay lại trang dịch vụ công để đăng nhập lại bằng mật khẩu mới thì mới được nhé!
Bước 3: Truy cập mục Thủ tục hành chính, sau đó lựa chọn tờ khai 05-ĐK-TH-TCT – Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp dành cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công (áp dụng khi cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thay theo ủy quyền, theo TT86/2024).
Bước 4: Tại phần Loại người nộp thuế, chọn đối tượng là Doanh nghiệp.
Bước 5: Thực hiện nộp hồ sơ với mã 1.008498 – thủ tục đăng ký thuế lần đầu cho cá nhân có thu nhập chịu thuế TNCN hoặc có nghĩa vụ với ngân sách nhà nước (không bao gồm cá nhân kinh doanh), trong trường hợp cá nhân ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập đăng ký.
Bước 6: Tiếp tục chọn tờ khai 05-ĐK-TH-TCT theo Thông tư 86/2024 và nhấn Tiếp tục để sang bước kế tiếp.
Bước 7: Lựa chọn hình thức Kê khai trực tuyến, sau đó nhấn Tiếp tục.
Bước 8: Nhập đầy đủ thông tin người nộp thuế gồm: họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, số định danh cá nhân, rồi chọn Kiểm tra thông tin.
Bước 9: Khi hệ thống phản hồi kết quả kiểm tra từ cơ quan thuế ở trạng thái Đạt, tiến hành nhấn Nộp hồ sơ.
Bước 10: Rà soát lại toàn bộ nội dung đã kê khai và chọn Hoàn thành kê khai.
Bước 11: Tiếp tục kiểm tra thông tin, nhập mã xác thực captcha và nhấn Nộp tờ khai.
Bước 12: Cuối cùng, lựa chọn Chữ ký số phù hợp và thực hiện ký điện tử để hoàn tất thủ tục.
Trường hợp máy tính chưa cài Plugin ký số sẽ nhận được thông báo như hình bên dưới:
Lúc này, người nộp thuế phải tải và cài đặt Plugin theo hướng dẫn sau: Truy cập vào trang Dịch vụ công của Tổng cục Thuế https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/login => Vào mục “trợ giúp” để tải, giải nén và cài đặt Plugin hình như hình bên dưới. Sau đó, quay lại thực hiện nộp hồ sơ
Nếu hồ sơ không có gì vướng mắc hoặc không bị lỗi thì sau khi ấn tiếp tục sẽ có thông báo thành công như hình dưới là được nhé
Xem thêm: Hướng dẫn nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trên Dịch vụ công 2026
Cách 2: Hướng dẫn đăng ký mã số thuế nhanh trên Dịch vụ công
Cách 1 ở trên chỉ phù hợp với những đơn vị có ít lao động cần phải đăng ký mã số thuế. nếu những đơn vị có nhiều người lao động phải đăng ký mã số thuế thì thực sự rất vất vả nếu phải đăng ký mã số thuế trực tuyến. Vậy thì cách 2 sẽ là giải pháp cho các đơn vị như vậy
Dưới đây là hướng dẫn đăng ký mã số thuế trên Cổng dịch vụ công của Thuế Nhà Nước = phương thức nộp file XML mà chúng ta đã làm trên HTTK
Sau khi chúng ta đã đăng ký mã số thuế cho người lao động trên HTKK và kết xuất file Xml lưu ở trên máy tính thì chúng ta thực hiện các bước tiếp theo chuyên dịch vụ công như sau
Từ Bước 1 đến Bước 6, chúng ta thực hiện như ở cách 1
Bước 7: Chọn hình thức nộp hồ sơ: Nộp XML -> Nhấn Tiếp tục
Bước 8: Chọn tệp hồ sơ file XML trước đó đã lưu trên máy tính -> Nhấn Kiểm tra hồ sơ
Sau khi nhấn “ kiểm tra hồ sơ” thì màn hình sẽ xuất hiện như sau
Tiếp tục nhấn vào “tra cứu hồ sơ tạm” thì sẽ xuất hiện màn hình như ở dưới để các bạn lựa chọn thông tin phù hợp cần tra cứ
Lưu ý:
Bạn chỉ thực hiện bấm vào “Nộp hồ sơ” sau khi hồ sơ có trạng thái là “TTHC – Đã kiểm tra thông tin kê khai“. Có nghĩa là khi nào “Trạng thái” tờ khai hiển thị là: “TTHC – Đã kiểm tra thông tin kê khai” thì lúc đó bạn mới nộp được tờ khai
Còn nếu cột Trạng thái vẫn đang hiển thị là “TTHC – Đang kiểm tra thông tin kê khai” thì bạn phải chờ để hệ thống kiểm tra thông tin đã kê khai
Nếu lúc đó chờ lâu quá hoặc bạn bị đăng xuất tài khoản hoặc lúc sau bạn đăng nhập lại thì đường dẫn để bạn tra cứu hồ sơ lưu tạm như sau:
Đăng nhập vào hệ thống dịch vụ công => Bấm vào chức năng “TRA CỨU HỒ SƠ” -> chọn “TRA CỨU HỒ SƠ LƯU TẠM”
Và tiến hành chọn các thông tin cần tra cứu liên quan đến hồ sơ như ở trên
Bước 9: Sau khi kiểm tra thông tin nếu hồ sơ đã đạt -> Nhấn “Nộp hồ sơ” -> “Hoàn thành kê khai” -> “Ký điện tử và nộp hồ sơ” rồi thực hiện các bước tiếp theo cho đến khi một thông báo thành công là được nhé
Xem thêm: Hướng dẫn nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân trên dịch vụ công
Cách xử lý lỗi thường gặp khi nộp tờ khai thuế trên dịch vụ công
Ngoài ra, Kế toán Apec còn tập hợp được một số cách khắc phục nhanh lỗi khi nộp tờ khai thuế trên các diễn đàn và hội nhóm để các bạn tham khảo. Hy vọng chúng ta đều vượt qua mùa kê khai thuế đầy khó khăn và vất vả này. Cụ thể như sau:
Công tác kiểm tra chuẩn bị:
- Cài các ứng dụng mới nhất của ngành thuế như HTKK 5.5.6, Itaxviewer 2.6.5, Esigner, Tctsigninghub --> Cài đủ mới nộp được. Trước khi cập nhật lên phiên bản HTKK mới nhất, hãy sao lưu dữ liệu ra để đề phòng mất dữ liệu nhé!
- Cài đầy đủ bộ cài chữ ký số lên máy tính
Sau đó, thử một số cách xử lý lỗi nộp tờ khai như sau:
- Khi nộp tờ khai thì không vào menu ” dịch vụ khác” để nộp mà phải vào menu “MÃ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH” -> Chọn Tờ khai -> Chọn Nộp trực tuyến-> View tờ khai trước khi ký-> ký tờ khai-> Nộp. Nếu vào menu ” dịch vụ khác” để nộp thì 90% sẽ báo lỗi!
- Nếu nộp XML không được thuê chuyển sang kê khai trực tuyến, ký số và nộp xem được không hoặc làm ngược lại
- Nếu chọn Nộp xml thì không cần bấm View form xml nữa -> cứ bấm Tiếp tục -> Ký số và nộp.
- Nếu vướng lỗi Plugin ký số thì gỡ ra và cài lại app TCT Signinghub của trang dichvucong sẽ ký được. Nếu vẫn ko được thì liên hệ nhờ bên cung cấp chữ ký số hỗ trợ.
- Lỗi thông tin Doanh nghiệp không khớp
- Lỗi đồng bộ Thông tin Định danh không khớp (Tên, địa chỉ, MST & email của DN) -> Đổi chiều lại thông tin, thực hiện Giấy đề nghị điều chỉnh thông tin trên trang eTax.
- Không nhận OTP/email xác thực -> Kiểm tra thư rác, thêm email của cơ quan thuế vào danh sách tin cây.
- Trường hợp không đăng nhập được hệ thống thuế điện tử -> Cài đặt đúng phần mềm/extension hỗ trợ ký số, khởi động lại trình duyệt và máy tính.
5. Lỗi XML > 5MB
- Lỗi tờ khai – file XML không hợp lệ, sai mẫu biểu. Cập nhật HTKK mới nhất (HTKK 5.5.6: Tại đây), nâng cấp itaxview mới nhất và kết xuấtt lại file XML để nộp lại.
- File XML ≥ 5MB không nộp được -> Thực hiện ký offline trên HTKK, sau đó nộp lên cổng dịch vụ công thuế Nhà nước.
- Báo lỗi “Có lỗi xử lý khi nộp XML” -> Kiểm tra định dạng ngày, mã cơ quan thuế, thực hiện kê khai offline online luân phiên.
6. Lỗi không kí được file kê khai
- Lỗi xảy ra trong quá trình ký số (Nộp hồ sơ không ký được, báo sai mã PIN)
- Gỡ toàn bộ phần mềm ký số cũ, cài lại bản mới, hỗ trợ ký số 1.1.0, cắm USB và mở chữ ký số trước khi ký.
7. Báo lỗi “Hồ sơ chưa đăng ký nộp qua mạng” -> Thực hiện đăng ký nộp thuế điện tử trên hệ thống theo đúng tài khoản DN/NNT.
Xem thêm: Dịch vụ kế toán thuế trọn gói
Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân mới nhất
Hệ thống văn bản pháp luật liên quan đến quyết toán thuế TNCN
Thông tư số 111/2013/TT-BTC hướng dẫn thực hiện luật thuế thu nhập cá nhân, luật sửa đổi, bổ sung một số điều của luật thuế thu nhập cá nhân và nghị định số 65/2013/nđ-cp của chính phủ quy định chi tiết một số điều của luật thuế thu nhập cá nhân và luật sửa đổi, bổ sung một số điều của luật thuế thu nhập cá nhân
Thông tư số 92/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019 của Quốc hội
Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ ban hành quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế;
Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính có hiệu lực từ ngày 01/01/2022 hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ
Thông tư số 79/2022/TT-BTC ngày 30/12/2022 (sửa đổi, bổ sung điểm g Khoản 1 Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính);
Quyết định số 40/QĐ-BTC ngày 13/01/2023 của Bộ Tài chính quyết định về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực thuế, hải quan thuộc phạm vi chức năng của Bộ Tài chính;
Các công văn hướng dẫn quyết toán thuế TNCN 2024 của một số các quan thuế nổi bật, được ban hành mới nhất vào năm 2025
Công văn số 369/CTQNG-TTHT ngày 5/2/2025 của Cục Thuế Quảng Ngãi về một số lưu ý khi Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Công văn số 154/CTSTR-KK ngày 10/2/2025 của Cục Thuế Sóc Trăng về việc hướng dẫn một số nội dung trọng tâm khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) kỳ tính thuế năm 2024
Công văn số 2015/CTTPHCM-TTHT ngày 27/2/2025 của Cục Thuế TP. HCM hướng dẫn quyết toán thuế TNCN năm 2024
Công văn số 36/CTTKV1-CNTK ngày 14/3/2025 của Chi Cục Thuế Khu Vực 1 hướng dẫn quyết toán thuế TNCN năm 2024
Theo hệ thống văn bản và các công văn hướng dẫn nêu trên liên quan đến thuế thu nhập cá nhân và quyết toán thuế thu nhập cá nhân, hồ sơ quyết toán thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công được quy định cụ thể như sau:
Hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế
Khi người lao động tự thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, hồ sơ cần chuẩn bị có thể chia thành các nhóm giấy tờ cụ thể dưới đây để dễ theo dõi và tránh thiếu sót trong quá trình nộp hồ sơ.
Các giấy tờ bắt buộc khi quyết toán thuế TNCN
Đây là các tài liệu cơ bản mà cá nhân bắt buộc phải có khi trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu 02/QTT-TNCN ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN trong trường hợp cá nhân đăng ký người phụ thuộc để tính giảm trừ.
Nhóm chứng từ chứng minh số thuế đã nộp
Nhóm hồ sơ này nhằm chứng minh số thuế thu nhập cá nhân đã được khấu trừ, tạm nộp hoặc nộp tại nước ngoài trong năm. Các chứng từ này là căn cứ quan trọng để xác định số thuế phải nộp thêm hoặc được hoàn.
- Bản sao chứng từ khấu trừ thuế TNCN, chứng từ tạm nộp thuế trong năm.
- Bản sao chứng từ chứng minh số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
- Trường hợp đơn vị chi trả thu nhập đã ngừng hoạt động và không cấp chứng từ khấu trừ, cơ quan thuế sẽ căn cứ dữ liệu quản lý để xử lý hồ sơ mà không yêu cầu cá nhân bổ sung chứng từ.
Nhóm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Đối với các trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, người nộp thuế cần lưu ý hình thức sử dụng chứng từ đúng quy định để đảm bảo hồ sơ được chấp nhận.
- Bản in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc do đơn vị chi trả thu nhập cung cấp.
- Giấy xác nhận khấu trừ thuế hoặc chứng từ ngân hàng đối với khoản thuế đã nộp ở nước ngoài khi cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận theo quy định.
Hồ sơ phát sinh trong các trường hợp đặc biệt
Nhóm giấy tờ này chỉ áp dụng khi cá nhân có phát sinh các khoản thu nhập hoặc khoản giảm trừ đặc thù trong năm quyết toán.
- Bản sao hóa đơn, chứng từ chứng minh các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học được trừ khi quyết toán (nếu có).
- Tài liệu chứng minh thu nhập từ nước ngoài, từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán trong trường hợp cá nhân có phát sinh nguồn thu này.
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc nộp kèm tại thời điểm quyết toán nếu trước đó chưa thực hiện đăng ký để tính giảm trừ gia cảnh.
Xem thêm: Dịch vụ Hoàn thuế thu nhập cá nhân
Hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập
Đối với doanh nghiệp hoặc tổ chức thực hiện quyết toán thuế thay cho người lao động, hồ sơ quyết toán bao gồm tờ khai mẫu 05/QTT-TNCN theo Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC. Kèm theo đó là các phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân chịu thuế theo biểu lũy tiến từng phần (mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN), cá nhân áp dụng thuế suất toàn phần (mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN) và bảng kê người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh (mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN).
Trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức quyết toán thuế thay
Nếu người lao động đủ điều kiện và thực hiện ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập quyết toán thuế TNCN thay, cá nhân cần lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo mẫu 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC cho kỳ tính thuế tương ứng.
Việc thực hiện đúng hướng dẫn đăng ký mã số thuế là bước quan trọng giúp người lao động hoàn thiện nghĩa vụ thuế và bảo đảm đầy đủ quyền lợi liên quan đến giảm trừ gia cảnh, quyết toán và hoàn thuế thu nhập cá nhân. Khi nắm rõ quy trình, hồ sơ và hình thức đăng ký phù hợp, người nộp thuế có thể chủ động thực hiện nhanh chóng, hạn chế sai sót và tránh phát sinh vướng mắc với cơ quan thuế.
| Nếu bạn có nhu cầu kiểm toán hoặc bất kỳ dịch vụ nào như: Thành lập, Thay đổi và giải thể công ty; dịch vụ kế toán; dịch vụ soát xét và hoàn thiện sổ sách kế toán cuối năm; đào tạo kế toán thực chiến;…
Hãy liên hệ ngay với hotline: 0977 12 00 88 để được tư vấn miễn phí và báo phí cụ thể nhé! |
Đội ngũ chuyên môn của Kế toán Apec luôn nỗ lực cung cấp những thông tin chính xác và cập nhật mới nhất. Tuy nhiên, nội dung trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và các điều khoản được đề cập có thể đã không còn hiệu lực vào thời điểm bạn đọc.
Để có được thông tin chính xác nhất vào thời điểm bạn tìm hiểu, xin vui lòng liên hệ với đội ngũ chuyên gia và luật sư tại Kế toán Apec để được tư vấn miễn phí kịp thời cho trường hợp cụ thể của bạn.
|
XEM THÊM CÁC DỊCH VỤ CỦA APEC |
||
|
Dịch vụ kế toán |
Thành lập công ty |
Đào tạo kế toán |
Bài Viết Liên Quan: