Quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025 đang bước vào giai đoạn cao điểm, đặc biệt khi Cục Thuế ban hành Công văn 1296/CT-NVT ngày 04/03/2026 hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, thời hạn và nguyên tắc, điều kiện kê khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Tuy nhiên, không ít cá nhân và doanh nghiệp vẫn lúng túng trước những điểm mới và yêu cầu cập nhật. Bài viết dưới đây, Kế toán Apec sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình, đối tượng phải quyết toán và các lưu ý quan trọng để thực hiện đúng quy định, tránh sai sót và hạn chế rủi ro xử phạt.
Mức giảm trừ gia cảnh và biểu thuế suất năm 2025 – 2026
Việc nắm vững các con số về mức giảm trừ và lộ trình thay đổi thuế suất là chìa khóa vàng giúp bạn tối ưu hóa số thuế phải nộp trong kỳ quyết toán.
Mức giảm trừ gia cảnh áp dụng cho kỳ quyết toán 2025 và 2026
Đối với kỳ quyết toán năm 2025, mức giảm trừ gia cảnh tiếp tục áp dụng theo Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 nhằm đảm bảo tính ổn định khi tính thuế thu nhập cá nhân. Theo đó:
- Giảm trừ bản thân: 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm).
- Giảm trừ mỗi người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng.
Từ kỳ tính thuế năm 2026, mức giảm trừ được điều chỉnh theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 với mức tăng đáng kể, cụ thể nhưng sau:
- Giảm trừ bản thân: 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm).
- Giảm trừ mỗi người phụ thuộc: 6,2 triệu đồng/tháng.
Việc điều chỉnh này nhằm nâng ngưỡng thu nhập miễn thuế, phản ánh sát biến động thu nhập bình quân và hỗ trợ người nộp thuế trước áp lực giá cả sinh hoạt gia tăng.
Biểu thuế lũy tiến từng phần dành cho cá nhân cư trú năm 2025
Biểu thuế suất áp dụng cho thu nhập từ tiền lương, tiền công năm 2025 tuân thủ Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 với cơ cấu 07 bậc thuế suất linh hoạt. Cách tính này đảm bảo sự công bằng khi áp dụng mức thuế từ 5% đến 35% tùy thuộc vào tổng thu nhập tính thuế sau khi đã trừ các khoản giảm trừ hợp lệ.
Bảng biểu thuế lũy tiến từng phần năm 2025
| Bậc thuế | Thu nhập tính thuế/năm (Triệu đồng) | Thu nhập tính thuế/tháng (Triệu đồng) | Thuế suất (%) |
| 1 | Đến 60 | Đến 5 | 5% |
| 2 | Trên 60 đến 120 | Trên 5 đến 10 | 10% |
| 3 | Trên 120 đến 216 | Trên 10 đến 18 | 15% |
| 4 | Trên 216 đến 384 | Trên 18 đến 32 | 20% |
| 5 | Trên 384 đến 624 | Trên 32 đến 52 | 25% |
| 6 | Trên 624 đến 960 | Trên 52 đến 80 | 30% |
| 7 | Trên 960 | Trên 80 | 35% |
Thay đổi biểu thuế TNCN lũy tiến từ năm 2026 xuống còn 05 bậc thuế suất
Điểm nhấn quan trọng trong lộ trình cải cách thuế là sự thay đổi biểu thuế lũy tiến từ 07 bậc xuống còn 05 bậc kể từ ngày 01/01/2026. Theo Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15, cấu trúc thuế mới không chỉ đơn giản hóa quy trình tính toán mà còn trực tiếp nới lỏng ngưỡng chịu thuế ở các bậc thấp và trung bình.
Xem thêm: Hướng dẫn kế toán hộ kinh doanh kê khai thuế TTĐB (Tờ khai 01/TTĐB) trên Dịch vụ công 2026
Bảng biểu thuế lũy tiến từng phần áp dụng từ 01/01/2026
| Bậc thuế | Thu nhập tính thuế/năm (Triệu đồng) | Thu nhập tính thuế/tháng (Triệu đồng) | Thuế suất (%) |
| 1 | Đến 120 | Đến 10 | 5% |
| 2 | Trên 120 đến 360 | Trên 10 đến 30 | 10% |
| 3 | Trên 360 đến 720 | Trên 30 đến 60 | 20% |
| 4 | Trên 720 đến 1.200 | Trên 60 đến 100 | 30% |
| 5 | Trên 1.200 | Trên 100 | 35% |
Hướng dẫn kê khai và quyết toán thuế TNCN
Để thực hiện đúng nghĩa vụ thuế và hạn chế sai sót, người nộp thuế cần chủ động rà soát toàn bộ thu nhập phát sinh trong năm. Trên cơ sở đó xác định mình thuộc diện: phải quyết toán thuế (tự quyết toán hoặc ủy quyền cho đơn vị chi trả) hay thuộc trường hợp không phải quyết toán theo quy định hiện hành.
Các trường hợp bắt buộc thực hiện quyết toán thuế TNCN
Đối với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công
- Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN, không phân biệt trong năm có phát sinh khấu trừ thuế hay không. Nghĩa là cứ có phát sinh chi trả lương cho người lao động thì phải quyết toán thuế TNCN. Đồng thời, phải thực hiện quyết toán thay cho người lao động khi có giấy ủy quyền.
- Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức chấm dứt hoạt động do giải thể, phá sản, sáp nhập, chia tách hoặc kết thúc hợp đồng thì vẫn phải hoàn tất nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN tính đến thời điểm chính thức ngừng hoạt động hoặc tái cơ cấu.
Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ hai nơi trở lên trong năm nhưng không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thì phải tự khai và nộp hồ sơ quyết toán với cơ quan thuế. Việc này áp dụng khi phát sinh số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn, hoặc bù trừ sang kỳ sau.
- Cá nhân có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày trong năm dương lịch đầu tiên, nhưng tổng thời gian cư trú tính trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên nhập cảnh đạt từ 183 ngày trở lên, thì năm quyết toán đầu tiên được xác định theo chu kỳ 12 tháng liên tục đó.
- Người nước ngoài khi kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải thực hiện quyết toán thuế trước khi xuất cảnh. Nếu chưa trực tiếp thực hiện, có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả hoặc cá nhân khác quyết toán thay. Đơn vị nhận ủy quyền phải chịu trách nhiệm về số thuế phải nộp bổ sung hoặc số thuế được hoàn của cá nhân.
- Cá nhân cư trú nhận thu nhập từ nước ngoài hoặc từ các tổ chức quốc tế, cơ quan đại diện ngoại giao (Đại sứ quán, Lãnh sự quán) mà chưa bị khấu trừ thuế trong năm thì phải tự thực hiện quyết toán với cơ quan thuế nếu phát sinh nghĩa vụ nộp thêm hoặc hoàn thuế.
- Trường hợp cá nhân thuộc diện được xem xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc mắc bệnh hiểm nghèo ảnh hưởng đến khả năng nộp thuế thì không được ủy quyền quyết toán thay, mà phải trực tiếp kê khai với cơ quan thuế để được xem xét theo quy định.
- Cá nhân nên cài đặt ứng dụng Etax Mobile để tra cứu nghĩa vụ thuế phát sinh trong năm từ các nguồn chi trả khác nhau. Đồng thời để xác định xem mình có thuộc diện phải trực tiếp quyết toán thuế TNCN hay không
Trường hợp không phải thực hiện quyết toán thuế TNCN theo quy định
Đối với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập
Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công không phải lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN trong các trường hợp sau:
- Trong năm dương lịch không phát sinh chi trả thu nhập cho người lao động.
- Tạm ngừng hoạt động, sản xuất kinh doanh tròn năm dương lịch.
Trường hợp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi loại hình (trừ doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa) và đơn vị sau chuyển đổi kế thừa toàn bộ nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp cũ thì không phải quyết toán tại thời điểm có quyết định chuyển đổi. Việc quyết toán thuế sẽ được thực hiện chung vào thời điểm kết thúc năm tài chính.
Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công
Một số trường hợp cá nhân không bắt buộc phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân gồm:
- Cá nhân có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán của năm từ 50.000 đồng trở xuống. Trong trường hợp này, cá nhân tự xác định số thuế được miễn và không cần nộp hồ sơ quyết toán hoặc hồ sơ xin miễn thuế.
- Cá nhân có số thuế phải nộp thấp hơn số đã tạm nộp nhưng không có nhu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ sang kỳ kê khai tiếp theo.
- Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở nơi khác với mức bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng trong năm và đã bị khấu trừ thuế TNCN 10% và đã thực hiện ủy quyền quyết toán cho đơn vị nơi ký hợp đồng lao động chính.
- Cá nhân được doanh nghiệp mua bảo hiểm nhân thọ (không bao gồm bảo hiểm hưu trí tự nguyện) hoặc các loại bảo hiểm không bắt buộc có tích lũy. Nếu phần phí bảo hiểm do người sử dụng lao động đóng thay đã bị khấu trừ thuế TNCN 10% thì cá nhân không cần quyết toán thuế đối với khoản thu nhập này.
Xem thêm: Dịch Vụ Dọn Dẹp Sổ Sách Kế Toán
Quy định về kê khai và quyết toán thuế TNCN
Kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân là nghĩa vụ quan trọng mà người nộp thuế và tổ chức chi trả thu nhập phải thực hiện đúng thời hạn, đúng biểu mẫu theo quy định pháp luật. Việc nắm rõ quy định về hồ sơ, phương thức kê khai, thời điểm quyết toán cũng như các trường hợp được ủy quyền sẽ giúp hạn chế sai sót, tránh bị xử phạt và đảm bảo đầy đủ quyền lợi về hoàn thuế hoặc bù trừ thuế trong kỳ tiếp theo.
Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công
Để thực hiện đúng quy định và đảm bảo quyền lợi (hoàn thuế), các tổ chức và cá nhân cần lưu ý các trường hợp bắt buộc phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân sau đây:
Nghĩa vụ kê khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân của tổ chức
- Tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm kê khai quyết toán thuế và quyết toán thuế TNCN thay cho người lao động nếu họ có văn bản ủy quyền.
- Trường hợp nộp thêm dưới 50.000 đồng: Đối với cá nhân ủy quyền cho tổ chức quyết toán thuế TNCN và có số thuế phải nộp thêm sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống, tổ chức vẫn kê khai thông tin cá nhân đó trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN nhưng không tổng hợp số thuế phải nộp thêm này.
- Trường hợp người lao động được chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới trong cùng hệ thống do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia tách hoặc chuyển đổi loại hình, tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho cả phần thu nhập tại đơn vị cũ theo văn bản ủy quyền của người lao động. và thu lại chứng từ khấu trừ thuế do đơn vị cũ cấp (nếu có)
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Thời hạn: Ngày cuối cùng của tháng thứ 03 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch là hạn chót để nộp hồ sơ khai thuế.
- Quy định về ngày nghỉ: Trong trường hợp thời hạn nộp trùng vào ngày nghỉ theo quy định, hạn nộp hồ sơ sẽ được tính là ngày làm việc tiếp theo.
- Khuyến nghị nộp sớm: Để tránh tình trạng quá tải hệ thống hoặc chậm xử lý vào những ngày cuối hạn, các tổ chức và cá nhân nên chủ động nộp hồ sơ sớm.
Thủ tục khai quyết toán thuế TNCN
Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN
Hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân bao gồm các biểu mẫu và phụ lục theo quy định hiện hành, cụ thể như sau:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 05/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
- Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính.
- Phụ lục bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính
Hình thức nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Nhằm đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức và cá nhân trả thu nhập trong việc kê khai, nộp hồ sơ, hiện nay hồ sơ quyết toán thuế TNCN có thể được nộp theo phương thức điện tử thông qua các kênh sau:
- Thực hiện qua Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Cục Thuế – Bộ Tài chính tại địa chỉ: https://dichvucong.gdt.gov.vn/ttcn/homeign.
- Thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ, giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế (T-VAN).
Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Tổ chức trả thu nhập nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN đến cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức trả thu nhập đó.
Lưu ý quan trọng cho tổ chức chi trả thu nhập
Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tính chính xác của dữ liệu, các tổ chức cần tập trung vào các nội dung sau:
- Chứng từ và dữ liệu điện tử: Thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế và chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế theo đúng quy định tại khoản 22 điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
- Thời hạn nộp thuế: Khấu trừ và nộp số thuế TNCN vào ngân sách nhà nước đầy đủ, đúng hạn để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc tính tiền chậm nộp.
- Sự thống nhất của dữ liệu: Đảm bảo số thuế tại chỉ tiêu [31] trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm (Mẫu 05/QTT-TNCN) phải khớp với tổng số thuế đã khấu trừ tại chỉ tiêu [29] trên các tờ khai 05KK-TNCN tháng/quý trong năm.
- Cung cấp thông tin chính xác: Khi thực hiện khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân tổ chức chi trả phải cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin thuế đã khấu trừ và đã nộp cho cá nhân theo hướng dẫn tại Công văn 828/TCT-KK và 5435/CT-NVT để hỗ trợ việc hoàn thuế.
- Định danh người lao động: Kê khai đầy đủ chính xác mã số thuế và mã định danh của người lao động để hệ thống quản lý thuế xác nhận và ghi nhận đúng nghĩa vụ thuế và hoàn thuế cho cá nhân( nếu có)
- Người phụ thuộc: Đăng ký người phụ thuộc đúng thời hạn và xác định chính xác thời điểm tính giảm trừ gia cảnh theo quy định pháp luật.
Hành vi nghiêm cấm
- Tuyệt đối không sử dụng thông tin cá nhân (họ tên, MST, mã định danh) để kê khai khống chi phí tiền lương, tiền công khi thực tế không phát sinh chi trả thu nhập.
- Hành vi này không chỉ vi phạm pháp luật về thuế mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hợp pháp của cá nhân khi họ thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Xem thêm: Nội dung chính của Thông báo 85/TB-CT về hướng dẫn chính sách thuế cho hộ kinh doanh và CNKD 2026
Hướng dẫn kê khai, nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân trực tuyến
Nhằm tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập trong quá trình thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, Cục Thuế đã nâng cấp và hoàn thiện các ứng dụng hỗ trợ kê khai, nộp hồ sơ theo phương thức điện tử. Việc khai và nộp hồ sơ trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và đảm bảo dữ liệu được gửi đến cơ quan thuế nhanh chóng, chính xác.
Hiện nay, người nộp thuế có thể thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân thông qua các phần mềm và hệ thống sau:
- Phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) phiên bản 5.5.8.
- Phần mềm iTaxViewer phiên bản 2.6.3.
- Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Cục Thuế – Bộ Tài chính tại địa chỉ: https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthe/homelogin.
Ngoài ra, người nộp thuế có thể quét mã QR được cung cấp trong Công văn 1296/CT-NVT ngày 04/03/2026 để tra cứu tài liệu, video hướng dẫn chi tiết cách cài đặt, sử dụng phần mềm và các bước thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân đúng quy định.
Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công
Người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công cần thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân để đối chiếu và xác định lại nghĩa vụ thuế trong năm. Thông qua việc quyết toán, cá nhân sẽ biết được số thuế còn phải nộp bổ sung hoặc số tiền thuế được hoàn trả, bù trừ theo quy định. Tùy từng trường hợp, người nộp thuế có thể tự kê khai với cơ quan thuế hoặc ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập thực hiện thay. Việc thực hiện đầy đủ và đúng thời hạn không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp bảo vệ quyền lợi về thuế của cá nhân.
Nghĩa vụ kê khai, quyết toán thuế TNCN
- Cá nhân cần rà soát toàn bộ thu nhập trong năm, tình trạng cư trú và số thuế đã khấu trừ để xác định mình thuộc diện được ủy quyền quyết toán hay được phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế.
- Cá nhân cư trú đủ điều kiện được ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế TNCN thay nếu:
- Có ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán thuế, kể cả không làm đủ 12 tháng trong năm. Trường hợp cá nhân được điều chuyển do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách hoặc chuyển đổi doanh nghiệp thì được ủy quyền cho đơn vị mới quyết toán thay.
- Có ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán thuế, kể cả không làm đủ 12 tháng trong năm. đồng thời, có thêm thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân không quá 10 triệu đồng/tháng trong năm và đã bị khấu trừ 10% thuế TNCN thì vẫn được ủy quyền quyết toán tại đơn vị chính.
- Trường hợp sau khi ủy quyền cho quyết toán thuế, tổ chức đã thực hiện quyết toán thuế TNCN thay, nếu phát hiện cá nhân thuộc diện phải tự quyết toán thì tổ chức trả thu nhập không điều chỉnh hồ sơ quyết toán thuế TNCN đã nộp mà chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế để cá nhân tự thực hiện quyết toán với cơ quan thuế. Đồng thời ghi vào góc bên phải của chứng từ khấu trừ thuế nội dung “ Công ty ……. đã quyết toán thuế TNCN thay cho ông/ bà……….. theo ủy quyền tại dòng (số thứ tự) ….của phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN” để cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế. Nếu là chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì in chuyển đổi và ghi nội dung như trên để cấp cho người lao động
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân phải được nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ khi kết thúc năm dương lịch. Trong trường hợp thời hạn này trùng với ngày nghỉ theo quy định, thời điểm nộp hồ sơ sẽ được chuyển sang ngày làm việc kế tiếp ngay sau ngày nghỉ đó, theo nguyên tắc xác định thời hạn tại Bộ luật Dân sự.
Lưu ý: Cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế và phát sinh số thuế phải nộp thêm cần nộp hồ sơ đúng hạn, đồng thời hoàn thành nghĩa vụ nộp đủ số tiền thuế theo quy định. Việc chậm nộp có thể dẫn đến phát sinh tiền chậm nộp theo quy định pháp luật. Chủ động thực hiện đầy đủ và đúng thời hạn sẽ giúp người nộp thuế hạn chế rủi ro vi phạm, đồng thời bảo đảm quá trình quyết toán diễn ra thuận lợi và đúng quy định.
Hồ sơ và thủ tục khai quyết quyết toán thuế thu nhập cá nhân
Thành phần hồ sơ quyết toán
Đối với cá nhân trực tiếp thực hiện quyết toán với cơ quan thuế, hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế theo mẫu 02/QTT-TNCN,
- Phụ lục đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN (nếu có),
- Bản sao chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ hoặc đã nộp, chứng từ liên quan đến các khoản đóng góp từ thiện được tính giảm trừ (nếu phát sinh) và hồ sơ đăng ký người phụ thuộc trong trường hợp trước đó chưa đăng ký. Trường hợp đơn vị chi trả sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử hoặc đã ngừng hoạt động, cá nhân không bắt buộc phải nộp kèm bản sao chứng từ khấu trừ thuế.
- Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo quy định (nếu có)
Đối với cá nhân đủ điều kiện ủy quyền thì phải lập Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN theo mẫu 08/UQ-QTT-TNCN và gửi cho tổ chức trả thu nhập để thực hiện quyết toán thay.
Hình thức nộp hồ sơ
Người nộp thuế có thể gửi hồ sơ bằng phương thức điện tử thông qua các kênh trực tuyến như Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Cục Thuế – Bộ Tài chính, ứng dụng eTax Mobile hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Việc nộp online giúp cá nhân thực hiện thủ tục linh hoạt về thời gian và địa điểm.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ quyết toán
Khi nộp hồ sơ trực tuyến, hệ thống sẽ tự động xác định cơ quan thuế có thẩm quyền tiếp nhận. Nếu hồ sơ được gửi nhầm cơ quan thuế, cơ quan tiếp nhận ban đầu sẽ căn cứ dữ liệu quản lý để chuyển đến đúng đơn vị phụ trách.
Về nguyên tắc xác định nơi nộp hồ sơ: cá nhân chỉ khai thuế tại một nơi trong năm thì nộp tại cơ quan thuế nơi đã trực tiếp khai; nếu chỉ có thu nhập bị khấu trừ tại một đơn vị thì nộp tại cơ quan thuế quản lý đơn vị chi trả đó.
Trường hợp có thu nhập từ hai nơi trở lên hoặc vừa tự khai vừa bị khấu trừ, hồ sơ được nộp tại cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả có nguồn thu nhập lớn nhất; nếu không xác định được nguồn lớn nhất, cá nhân có thể lựa chọn một trong các cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả hoặc nơi cư trú để nộp.
Đối với trường hợp đề nghị giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo, hồ sơ được gửi đến cơ quan thuế trực tiếp tiếp nhận và xử lý thủ tục giảm thuế.
Bảng nguyên tắc xác định nơi nộp hồ sơ quyết toán được xác định và minh họa như sau
| STT | Trường hợp | Nơi nộp hồ sơ quyết toán |
| 1 | Cá nhân có thu nhập tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm (đã kê khai, nộp tờ khai 02/KK-TNCN trong năm) | Nộp tại cơ quan thuế nơi cá nhân đã trực tiếp khai thuế, nộp tờ khai 02/KK-TNCN trong năm. |
| 2 | Cá nhân vừa có thu nhập trực tiếp kê khai, vừa có thu nhập đã khấu trừ tại nguồn | Nộp tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm. Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất, cá nhân được lựa chọn nộp tại cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả hoặc nơi cá nhân cư trú. |
| 3 | Cá nhân có thu nhập thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn tại một nơi | Nộp tại cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả. |
| 4 | Cá nhân có thu nhập thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên | Nộp tại cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả có thu nhập lớn nhất trong năm. Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất, cá nhân được lựa chọn nộp tại một trong các cơ quan thuế quản lý các tổ chức chi trả có nguồn thu nhập lớn nhất đó. |
| 5 | Cá nhân có hồ sơ đề nghị giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo | Nộp tại cơ quan thuế nơi tiếp nhận hồ sơ giảm thuế. Cơ quan thuế xử lý hồ sơ giảm thuế có trách nhiệm xử lý hồ sơ quyết toán thuế theo quy định. |
Xem thêm: Dịch vụ Hoàn thuế TNCN
Quy định về giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc
Người nộp thuế chỉ được tính giảm trừ gia cảnh (GTGC) khi đã hoàn tất thủ tục đăng ký người phụ thuộc (NPT) theo quy định. Trường hợp trong năm chưa tạm tính giảm trừ, cá nhân vẫn có thể được tính GTGC cho NPT từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi thực hiện quyết toán và đã đăng ký GTGC cho người phụ thuộc theo đúng quy định. Quy định này áp dụng cho cả người tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế và trường hợp ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện thay.
Đối với nhóm “người phụ thuộc khác” theo hướng dẫn tại tiết d4, điểm d, khoản 1, điều 9 Thông tư 219/2013/TT-BTC cần đặc biệt lưu ý:
- Hạn cuối đăng ký giảm trừ là ngày 31/12 của năm tính thuế.
- Nếu đăng ký sau thời điểm này, khoản giảm trừ sẽ không được chấp nhận cho năm đó.
Công cụ hỗ trợ quyết toán thuế điện tử
Cơ quan Thuế đã nâng cấp các tiện ích trực tuyến nhằm hỗ trợ cá nhân trong quá trình quyết toán, nổi bật trên ứng dụng eTax Mobile với các chức năng:
- Hỗ trợ quyết toán thuế thu nhập cá nhân: Tra cứu tổng hợp thu nhập, tình trạng ủy quyền và xác định số thuế phải nộp thêm hoặc nộp thừa.
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN gợi ý: Hệ thống tự động điền sẵn thông tin dựa trên dữ liệu quản lý thuế toàn quốc; người nộp thuế chỉ cần kiểm tra, xác nhận hoặc điều chỉnh, bổ sung tài liệu nếu có chênh lệch.
- Phản ánh thu nhập sai lệch: Cho phép gửi phản hồi trực tiếp khi phát hiện bị kê khai khống hoặc sai thông tin thu nhập để cơ quan thuế xử lý.
Lưu ý khi sử dụng dịch vụ thuế điện tử
Thông tin trên hệ thống được tổng hợp từ dữ liệu do tổ chức trả thu nhập gửi lên. Vì vậy, nếu đơn vị chưa hoàn tất quyết toán hoặc kê khai chưa chính xác, kết quả tra cứu có thể chưa đầy đủ và sẽ được cập nhật sau khi điều chỉnh. Ngoài ra, nếu cá nhân đã ủy quyền quyết toán đúng quy định thì chức năng tờ khai gợi ý sẽ không áp dụng.
Khi thực hiện giao dịch điện tử, người nộp thuế nên lưu ý:
- Chỉ sử dụng ứng dụng, phần mềm chính thức của cơ quan thuế.
- Truy cập đúng cổng thông tin có tên miền “gdt.gov.vn” để xác minh.
- Cảnh giác với các hành vi mạo danh cán bộ, cơ quan thuế nhằm mục đích lừa đảo.
Hướng dẫn hoàn thuế TNCN tự động đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế
Với hệ thống dữ liệu được đồng bộ toàn quốc và ứng dụng thuế điện tử hỗ trợ tra cứu, đối chiếu thông tin, cá nhân có thể thực hiện đề nghị hoàn thuế nhanh chóng, minh bạch và thuận tiện hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về điều kiện, cách thực hiện và những lưu ý quan trọng khi hoàn thuế TNCN theo hình thức tự động.
Xem thêm: Dịch Vụ Kế Toán Thuế Trọn Gói
Điều kiện để hồ sơ được xử lý hoàn thuế tự động (trong 03 ngày làm việc)
Hồ sơ sẽ được giải quyết theo cơ chế tự động khi đáp ứng đầy đủ các tiêu chí sau:
- Tại thời điểm cơ quan thuế xử lý, tổ chức trả thu nhập đã nộp đủ số thuế khấu trừ thay hoặc cá nhân đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế.
- Chỉ tiêu về tổng thu nhập chịu thuế trên tờ khai trùng khớp với dữ liệu quản lý của cơ quan thuế; đồng thời số tiền đề nghị hoàn không vượt quá số thuế nộp thừa được ghi nhận trên hệ thống.
- Tài khoản ngân hàng nhận tiền hoàn đã được xác thực, cập nhật chính xác và liên kết hợp lệ với thông tin người nộp thuế.
Những việc cần chuẩn bị trước khi gửi hồ sơ hoàn thuế
Để tránh bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý, cá nhân nên chủ động rà soát các nội dung sau:
- Kiểm tra và cập nhật thông tin định danh bảo đảm trùng khớp với dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư.
- Đối chiếu kỹ các chỉ tiêu trên tờ khai như tổng thu nhập, khoản giảm trừ, số thuế đã khấu trừ và số tiền đề nghị hoàn.
- Rà soát nghĩa vụ thuế các năm trước; nếu còn nợ thuế thì phải nộp đủ vào ngân sách nhà nước trước khi đề nghị hoàn của năm hiện tại.
- Cập nhật đúng số tài khoản ngân hàng trên eTax Mobile hoặc Cổng thông tin của Cục Thuế; không sử dụng tài khoản tại công ty chứng khoán, quỹ tín dụng nhân dân hoặc tổ chức tương tự để nhận tiền hoàn.
- Kê khai trung thực, không tự ý điều chỉnh tăng số tiền đề nghị hoàn khi không có căn cứ hợp pháp.
Lưu ý về thời điểm nộp đề nghị hoàn thuế
Người nộp thuế nên gửi đề nghị hoàn sau khi tổ chức trả thu nhập đã hoàn tất quyết toán, để hệ thống có đủ dữ liệu đối chiếu và xử lý tự động nhanh hơn.
Việc nộp hồ sơ hoàn thuế chậm không bị xử phạt hành chính. Tuy nhiên, để hạn chế tình trạng quá tải hệ thống và rút ngắn thời gian giải quyết, nên tránh nộp vào giai đoạn cao điểm như tháng 4 và tháng 5.
Cách thực hiện hoàn thuế tự động qua tờ khai gợi ý
Hệ thống thuế điện tử sẽ căn cứ dữ liệu tổng hợp để tạo sẵn tờ khai quyết toán thuế gợi ý. Cá nhân chỉ cần thực hiện hai bước cơ bản:
Bước 1: Đăng nhập eTax Mobile hoặc Cổng thông tin của Cục Thuế, truy cập mục “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN”, sau đó kiểm tra các thông tin hệ thống đã điền sẵn như thu nhập, số thuế đã nộp và số tiền đề nghị hoàn.
Bước 2: Nếu dữ liệu chính xác: xác nhận, đính kèm hồ sơ (nếu cần) và gửi.
Nếu có sai lệch: điều chỉnh lại theo thực tế, bổ sung tài liệu chứng minh rồi nộp hồ sơ.
Sau khi tiếp nhận, hệ thống sẽ tự động kiểm tra điều kiện và phản hồi kết quả xử lý theo quy định.
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn là bước quan trọng giúp người nộp thuế bảo đảm quyền lợi của mình, đặc biệt trong trường hợp phát sinh số thuế nộp thừa được hoàn trả. Việc chủ động rà soát thu nhập, xác định đúng diện ủy quyền hay trực tiếp quyết toán và thực hiện hồ sơ đúng thời hạn sẽ giúp quá trình xử lý diễn ra thuận lợi, hạn chế rủi ro vi phạm.
Tổng hợp các câu hỏi FAQ mà kế toán thường gặp
1. Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là việc tổng hợp toàn bộ thu nhập trong năm để xác định chính xác số thuế phải nộp hoặc số thuế được hoàn.
2. Khi nào phải quyết toán thuế TNCN?
Cá nhân có thu nhập từ tiền lương tiền công tại một hoặc nhiều nơi và có số thuế phải nộp thêm cần thực hiện quyết toán thuế.
3. Hạn quyết toán thuế TNCN năm 2025 là khi nào?
Đối với tổ chức, hạn cuối cùng là 31/03/2026. Đối với cá nhân, hạn cuối là 30/04/2026. Nếu 2 ngày đó trùng vào ngày nghỉ thì hạn nộp hồ sơ được tính là ngày tiếp theo sau ngày nghỉ lễ theo quy định
4. Thu nhập bao nhiêu phải đóng thuế TNCN?
Sau khi trừ giảm trừ gia cảnh cho bản thân + người phụ thuộc (nếu có) và các khoản đóng góp theo quy định mà thu nhập tính thuế lớn hơn 0 thì phải đóng thuế.
5. Mức giảm trừ gia cảnh 2025 là bao nhiêu?
Mức giảm trứ gia cảnh năm 2025 là 11 triệu đồng/tháng cho bản thân và 4,4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc.
6. Làm nhiều công ty có phải quyết toán thuế TNCN không?
Có. Cá nhân làm nhiều nơi phải tự tổng hợp thu nhập để tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế.
7. Có thể quyết toán thuế online không?
Có. Người nộp thuế có thể thực hiện qua cổng thuế điện tử, trên trang dịch vụ công của ngành thuế hoặc trên app Etax Mobile
8. Quyết toán thuế TNCN có mất phí không?
Không. Đây là thủ tục miễn phí.
9. Bao lâu thì được hoàn thuế TNCN?
Thông thường từ 3 – 15 ngày làm việc.
10. Không quyết toán thuế có bị phạt không?
Nếu thuộc diện phải quyết toán mà không thực hiện thì có thể bị xử phạt hành chính.
11. Có thể nhờ công ty quyết toán thay không?
Có nếu bạn chỉ làm việc tại một công ty trong năm và vẫn làm việc tại đó tại thời điểm quyết toán thuế.
12. Hồ sơ quyết toán thuế gồm những gì?
Tờ khai quyết toán, chứng từ khấu trừ thuế (nếu có) và giấy tờ chúng mình người người phụ thuộc….
13. Có thể quyết toán thuế qua điện thoại không?
Có thể thông qua ứng dụng eTax Mobile.
14. Có cần chứng từ khấu trừ thuế không?
Có. Đây là tài liệu bắt buộc khi quyết toán.
15. Người phụ thuộc cần đăng ký như thế nào?
Người phụ thuộc có thể đăng ký qua công ty chi trả thu nhập hoặc trực tiếp với cơ quan thuế.
16. Làm freelancer có phải đóng thuế không?
Có nếu có thu nhập vượt ngưỡng chịu thuế.
17. Cá nhân nước ngoài có phải quyết toán thuế không?
Có nếu có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
18. Có thể sửa lại tờ khai quyết toán thuế sau khi nộp không?
Nếu phát hiện tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đã nộp cho cơ quan thuế có sai sót thì được nộp tờ khai điều chỉnh bổ sung theo quy định
| Nếu bạn có nhu cầu kiểm toán hoặc bất kỳ dịch vụ nào như: Thành lập, Thay đổi và giải thể công ty; dịch vụ kế toán; dịch vụ soát xét và hoàn thiện sổ sách kế toán cuối năm; đào tạo kế toán thực chiến;…
Hãy liên hệ ngay với hotline: 0977 12 00 88 để được tư vấn miễn phí và báo phí cụ thể nhé! |
Đội ngũ chuyên môn của Kế toán Apec luôn nỗ lực cung cấp những thông tin chính xác và cập nhật mới nhất. Tuy nhiên, nội dung trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và các điều khoản được đề cập có thể đã không còn hiệu lực vào thời điểm bạn đọc.
Để có được thông tin chính xác nhất vào thời điểm bạn tìm hiểu, xin vui lòng liên hệ với đội ngũ chuyên gia và luật sư tại Kế toán Apec để được tư vấn miễn phí kịp thời cho trường hợp cụ thể của bạn.
|
XEM THÊM CÁC DỊCH VỤ CỦA APEC |
||
|
Dịch vụ kế toán |
Thành lập công ty |
Đào tạo kế toán |
Bài Viết Liên Quan: