Hồ sơ ủy quyền thanh toán chi phí trên 5 triệu đồng qua nhân viên

Kế Toán APEC thân gửi đến bạn đọc hướng dẫn chi tiết về hồ sơ và quy trình ủy quyền thanh toán chi phí trên 5 triệu đồng cho người lao động. Điều này giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế và quản lý tài chính hiệu quả, đặc biệt khi ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt đã giảm xuống 05 triệu đồng theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.

Thay đổi quan trọng về ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt

Trước đây, các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên mới yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Tuy nhiên, với sự ra đời của Nghị định 181/2025/NĐ-CP, quy định chi tiết thi hành Luật thuế giá trị gia tăng số 48, ngưỡng này đã chính thức giảm xuống còn 05 triệu đồng và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2025. Điều này đồng nghĩa với việc:

• Đối với hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên: Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán bằng các chứng từ không dùng tiền mặt (ví dụ: chuyển khoản ngân hàng).
• Đối với hóa đơn dưới 05 triệu đồng: Doanh nghiệp có thể linh hoạt thanh toán bằng tiền mặt.

Sự thay đổi này đòi hỏi các doanh nghiệp và kế toán cần nắm được để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Luật thuế giá trị gia tăng để được khấu trừ hoàn thuế, đặc biệt khi phát sinh các khoản chi lớn hơn 5 triệu đồng

Nhu cầu thực tế và giải pháp từ Nghị định 181/2025/NĐ-CP

Mặc dù quy định mới nhằm mục đích thúc đẩy thanh toán không dùng tiền mặt. Nhưng trên thực tế, nhiều doanh nghiệp thường xuyên đối mặt với các khoản chi lớn hơn 5 triệu đồng cần được thanh toán ngay lập tức tại thời điểm mua hàng hóa, dịch vụ, nhưng không thể thực hiện trực tiếp bằng tài khoản công ty. Điều này có thể xảy ra do nhiều lý do, chẳng hạn như:

• Thanh toán ngoài giờ hành chính: Khi các giao dịch phát sinh vào cuối tuần hoặc ngoài giờ làm việc của ngân hàng, việc chuyển khoản từ tài khoản công ty có thể gặp khó khăn hoặc không thực hiện được ngay.
• Yêu cầu phê duyệt gấp: Các khoản chi khẩn cấp có thể cần sự phê duyệt nhanh chóng từ người quản lý, nhưng người quản lý không phải lúc nào cũng có thể xử lý ngay lập tức.
• Vị trí địa lý: Trong một số trường hợp, người mua hàng không có sẵn thiết bị hoặc kết nối để thực hiện chuyển khoản trực tiếp từ tài khoản công ty tại điểm giao dịch.

Để giải quyết những vướng mắc thực tế này và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh, Nghị định 181/2025/NĐ-CP đã bổ sung một điều khoản quan trọng, cho phép doanh nghiệp ủy quyền thanh toán đối với các khoản chi phí trên 5 triệu cho người lao động của công ty. Và phải thực hiện bằng các hình thức không dùng tiền mặt. Sau đó, công ty sẽ hoàn trả lại cho người lao động cũng bằng hình thức không dùng tiền mặt. Điều này giúp đảm bảo tính hợp lệ của giao dịch theo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.

Cụ thể, theo Điều 26, Mục 2i của Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định: “Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được ủy quyền cho cá nhân là người lao động của cơ sở kinh doanh thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của cơ sở kinh doanh, sau đó cơ sở kinh doanh thanh toán lại cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.”

Điểm mới này của Nghị định 181/2025/NĐ-CP đã mở ra một hành lang pháp lý thông thoáng hơn, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc quản lý và thực hiện các khoản chi, đồng thời vẫn đảm bảo tuân thủ quy định về thanh toán không dùng tiền mặt và định hướng phát triển nền kinh tế không dùng tiền mặt của nhà nước. Đây là một giải pháp hữu hiệu cho việc ủy quyền thanh toán chi phí trên 5 triệu đồng trong thực tiễn kinh doanh.

Hồ sơ cần thiết khi ủy quyền thanh toán cho người lao động

Trong trường hợp công ty ủy quyền cho cá nhân là người lao động sử dụng tài khoản ngân hàng cá nhân để thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ cho bên bán, để đảm bảo tính hợp lệ và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào cũng như tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau:

1. Quy chế tài chính hoặc Quyết định ủy quyền của Công ty

Đây là văn bản nền tảng thể hiện sự cho phép và ủy quyền của công ty cho cá nhân người lao động trong việc ủy quyền thanh toán chi phí trên 5 triệu. Tài liệu này có thể là một phần của Quy chế quản lý tài chính nội bộ của công ty hoặc một Quyết định ủy quyền riêng biệt. Nội dung cần rõ ràng về:

• Mục đích ủy quyền: Nêu rõ mục đích của việc ủy quyền, ví dụ như để thanh toán các khoản chi khẩn cấp, ngoài giờ hành chính, hoặc khi không thể thanh toán trực tiếp từ tài khoản công ty.
• Phạm vi ủy quyền: Xác định rõ giới hạn số tiền, loại hình chi phí, hoặc danh mục hàng hóa, dịch vụ mà người lao động được ủy quyền thanh toán. Đặc biệt lưu ý đến các khoản chi lớn hơn 5 triệu đồng.
• Người được ủy quyền: Thông tin chi tiết về người lao động được ủy quyền (họ tên, chức danh, mã số nhân viên nếu có).
• Trách nhiệm của người được ủy quyền: Quy định rõ trách nhiệm của người lao động trong việc cung cấp chứng từ, báo cáo và phối hợp với phòng kế toán.
• Quy trình hoàn ứng/hoàn trả: Mô tả rõ quy trình hoàn trả tiền từ công ty cho người lao động, đảm bảo việc hoàn trả cũng bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt.
• Thời gian áp dụng: Nêu rõ thời gian có hiệu lực của quyết định ủy quyền.

2. Hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Các khoản chi này phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Do đó, cần có đầy đủ các chứng từ gốc để chứng minh tính hợp lệ và mục đích sử dụng, đặc biệt là với các giao dịch chi phí trên 5 triệu:

• Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ: Hóa đơn phải thể hiện rõ ràng tên, mã số thuế và địa chỉ của công ty. Đây là yếu tố bắt buộc để chứng minh giao dịch phát sinh là của doanh nghiệp, không phải của cá nhân người lao động.
• Phiếu nhập kho (nếu có): Đối với hàng hóa, vật tư.
• Biên bản bàn giao, nghiệm thu: Đối với dịch vụ hoặc tài sản cố định.
• Hợp đồng mua bán: Đối với các giao dịch có giá trị lớn hoặc yêu cầu hợp đồng.
• Các chứng từ khác: Phiếu yêu cầu mua hàng, bảng báo giá, v.v., tùy thuộc vào quy trình nội bộ của công ty.

3. Hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền và thanh toán nội bộ

Để minh bạch hóa quá trình ủy quyền thanh toán các khoản chi trên 5 triệu và hoàn trả, các chứng từ sau là không thể thiếu:

• Giấy đề nghị tạm ứng (nếu có): Trường hợp công ty cấp tiền tạm ứng cho người lao động trước khi thanh toán.
• Giấy đề nghị thanh toán/hoàn ứng: Do người lao động lập để đề nghị công ty hoàn trả số tiền đã chi hộ.
• Biên bản giao nhận chứng từ: Ghi nhận việc người lao động đã nộp đầy đủ các hóa đơn, chứng từ gốc cho phòng kế toán công ty.

4. Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản cá nhân sang tài khoản của người bán

Đây là bằng chứng trực tiếp cho thấy người lao động đã thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt cho nhà cung cấp, đặc biệt quan trọng với các khoản chi phí trên 5 triệu:

• Sao kê tài khoản ngân hàng của cá nhân: Thể hiện rõ giao dịch chuyển tiền từ tài khoản cá nhân của người lao động sang tài khoản của người bán, bao gồm thông tin về số tiền, ngày giao dịch, tên và số tài khoản của người gửi và người nhận.
• Giấy báo có/Ủy nhiệm chi: Nếu giao dịch được thực hiện tại quầy ngân hàng.
• Ảnh chụp giao dịch trên ứng dụng ngân hàng điện tử (Internet Banking/Mobile Banking): Trường hợp giao dịch thực hiện online, cần có ảnh chụp màn hình thể hiện đầy đủ thông tin giao dịch.

5. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng từ tài khoản của Công ty sang tài khoản của cá nhân

Chứng từ này chứng minh công ty đã hoàn trả tiền cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt:

• Sao kê tài khoản ngân hàng của công ty: Thể hiện giao dịch chuyển tiền từ tài khoản công ty sang tài khoản cá nhân của người lao động.
• Ủy nhiệm chi của công ty: Ghi rõ số tiền, nội dung thanh toán (hoàn ứng/hoàn trả tiền chi hộ), tên và số tài khoản của người lao động.

Khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện và có đầy đủ hồ sơ nêu trên, hình thức ủy quyền thanh toán các khoản chi trên 5 triệu cho người lao động sẽ được xem là đáp ứng đủ điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Điều này là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp:

• Kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào: Đảm bảo quyền lợi về thuế của doanh nghiệp.
• Tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp: Giúp giảm bớt số thuế TNDN phải nộp cho doanh nghiệp (nếu đáp ứng các điều kiện tính vào chi phí được trừ khác theo quy định hiện hành).

Trách nhiệm của Công ty

Để đảm bảo tuân thủ và minh bạch, công ty có trách nhiệm lập và theo dõi danh sách các tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng của cá nhân là người lao động của Công ty được Công ty ủy quyền để thanh toán các khoản chi trên 5 triệu đồng hoặc các khoản khác theo hình thức nêu trên. Danh sách này cần được cập nhật thường xuyên và sẵn sàng cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu kiểm tra, thanh tra.

Việc hiểu rõ và tuân thủ các quy định về hồ sơ ủy quyền thanh toán chi phí trên 5 triệu không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về thuế mà còn góp phần xây dựng hệ thống quản lý tài chính minh bạch, chuyên nghiệp. Với sự hỗ trợ từ Kế Toán APEC, quý doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm trong việc xử lý các giao dịch phức tạp, đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Để tìm hiểu thêm về các dịch vụ kế toán và tư vấn thuế chuyên nghiệp, hãy truy cập  Kế Toán APEC.

Đội ngũ chuyên gia của Ketoanapec luôn nỗ lực cung cấp những thông tin chính xác và cập nhật mới nhất. Tuy nhiên, nội dung trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo và các điều khoản được đề cập có thể đã không còn hiệu lực vào thời điểm bạn đọc.

Để có được thông tin chính xác nhất vào thời điểm tìm hiểu, xin vui lòng liên hệ với đội ngũ chuyên gia và luật sư tại Ketoanapec để được tư vấn pháp lý cho trường hợp cụ thể của bạn.